Вопрос: Организация-поставщик предлагает клиентам пользоваться личным кабинетом на своей интернет-платформе. Посредством личного кабинета происходит обмен документами между поставщиком и покупателем, в том числе учетными документами: УПД, счетами-фактурами. Возможно ли установить в соглашении с контрагентом условие о применении при обмене документами разных видов подписей: простой электронной подписи и неквалифицированной электронной подписи?
Ответ: Хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя неквалифицированную либо простую электронную подпись, при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ и заключении соглашения, которое допускает такой порядок заключения оформления учетных документов. В отношении УПД со статусом «1» такое условие неприменимо, данный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (ИП) или лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур.
Обоснование: Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).
Видами электронных подписей являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (квалифицированная электронная подпись) (ч. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).
Частью 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ предусмотрено, что информация в электронной форме, заверенная квалифицированной подписью, признается электронным документом, равнозначным собственноручно подписанному документу на бумажном носителе (за исключением случаев, когда требование о составлении бумажного документа закреплено на законодательном уровне). Однако в силу ч. 2 указанной нормы информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
В соглашении или нормативном правовом акте, которые признают документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, равнозначными собственноручно подписанным документам, должны быть прописаны (ч. 2 ст. 6, ст. 9 Закона N 63-ФЗ):
1) порядок проверки электронной подписи;
2) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его подписи (только для простой электронной подписи);
3) обязанность лица, создающего или использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (только для простой электронной подписи).
Таким образом, Закон N 63-ФЗ признает юридическую силу тех электронных документов, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Для того чтобы документы, подписанные усиленной неквалифицированной подписью или простой электронной подписью, имели юридическую силу, необходимо заключить соглашение и прописать в нем дополнительные условия признания таких документов равнозначными, подписанным собственноручно.
Ни Гражданский кодекс РФ, ни Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) не уточняют, какой именно вид электронной подписи необходимо использовать в первичных учетных документах, чтобы они признавались юридически значимыми (ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 2 ст. 160 ГК РФ). В то же время согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны быть установлены соответствующим федеральным стандартом, который на настоящий момент не утвержден.
До принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом N 63-ФЗ вид электронной подписи при наличии между участниками электронного взаимодействия юридически действительного соглашения, условия которого соответствуют требованиям Закона N 63-ФЗ (см. также Письма Минфина России от 13.05.2020 N 03-03-06/2/38724, ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372). Отметим, что специальных требований в отношении порядка согласования волеизъявления сторон не установлено (Письмо ФНС России от 24.10.2018 N ЕД-4-15/20755).
Таким образом, равная юридическая сила разных видов электронных подписей при обмене документов может быть основана, в частности, на ранее заключенном между сторонами (участниками электронного взаимодействия) соглашении, которое допускает такой порядок обмена документами.
Обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью операторов электронного документооборота, которые руководствуются Приказом ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@.
Электронные УПД можно выставлять, если стороны согласны на их электронный обмен и имеют для этого совместимые технические средства.
Вместе с тем УПД может иметь несколько статусов (Приложение N 2 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@):
— «1», если УПД одновременно применяется как счет-фактура и как первичный документ;
— «2», если УПД применяется исключительно как первичный документ.
Это означает, что УПД со статусом «1», являясь одновременно и первичным документом, и счетом-фактурой, должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (ИП) или лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур (п. п. 6, 9 ст. 169 Налогового кодекса РФ, п. п. 1.4, 1.5, 2.4, 2.7 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утвержденного Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н).
В отношении УПД со статусом «2» следует отметить, что обмен первичными электронными документами законодательно не регламентирован. Это означает, что хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя усиленную либо простую электронную подпись, при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ.
Учитывая вышеизложенное, считаем, что хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя неквалифицированную либо простую электронную подпись, при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ и заключении соглашения, которое допускает такой порядок заключения оформления учетных документов. В отношении УПД со статусом «1» такое условие неприменимо, данный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (ИП) или лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур.
