Вопрос: Организацией по электронной почте получен инвойс от иностранной организации на уплату оргвзноса за участие в онлайн-конференции. На инвойсе отсутствуют печать и подпись. Договор с иностранной организацией не заключался. Может ли организация производить уплату по такому инвойсу? Обязаны ли иностранные организации ставить печати и подписи на инвойсах? Будет ли такой инвойс являться документом, подтверждающим расходы в целях исчисления налога на прибыль?
Ответ: По нашему мнению, организация вправе произвести уплату на основании инвойса, в котором отсутствуют печать и подпись. Подпись и печать на инвойсе иностранного поставщика не являются обязательными. Инвойс может быть признан первичным документом, подтверждающим расходы организации в целях налога на прибыль, при наличии построчного перевода.
Обоснование: В международной коммерческой практике инвойс (англ. invoice) — счет-фактура, документ, представляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров и услуг, их количество и цену, по которой они поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т.д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе.
В силу норм ст. 432 Гражданского кодекса РФ договор считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Кроме того, договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной.
При этом на основании п. 1 ст. 433 ГК РФ договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта.
Пунктом 2 ст. 434 ГК РФ предусмотрено заключение договора в письменной форме путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ.
Таким образом, инвойсы иностранных организаций организация вправе рассматривать в качестве документов, идентичных договорам.
В Компендиуме рекомендаций по упрощению процедур торговли (trade/CEFACT/2001/17) [рус., англ.] (Вместе со Списком стран и территорий, принявших договоры или присоединившихся к ним) (принят в г. Женеве 26.03.2001 — 29.03.2001 на 7-й сессии Центром по упрощению процедур торговли и электронным деловым операциям) сказано, что подпись на коммерческих счетах необязательна.
Пунктом 7 Рекомендации N 6 Европейской экономической комиссии ООН «Формуляр-образец унифицированного счета для международной торговли» (ECE/TRADE/148) (принята в г. Женеве в сентябре 1983 года Рабочей группой по упрощению процедур международной торговли) рекомендовано «воздерживаться от требования подписи для таможенных целей на коммерческих счетах, представляемых в подтверждение таможенных деклараций».
По общему правилу счет на оплату не является первичным документом, если прямо не подразумевает этого.
Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, формы которых определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом форма первичного учетного документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ. Указанный перечень не предусматривает наличие в первичном документе оттиска печати организации в качестве обязательного реквизита (Письмо ФНС России от 13.01.2016 N СД-4-3/105@ «Об использовании оттиска печати при оформлении первичных документов для признания расходов в целях налога на прибыль»).
В Постановлении ФАС Московского округа от 22.02.2013 N А40-12064/11-107-51 установлено, что инвойс может быть признан первичным документом, подтверждающим расходы общества (ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях гл. 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.
В Письме Минфина России от 29.04.2019 N 03-03-06/1/31506 разъясняется, что первичные учетные документы, подтверждающие данные налогового учета, если они оформлены в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, и составлены на иностранном языке, должны быть в обязательном порядке переведены на русский язык. Если такие документы составлены по типовой форме, то достаточно один раз перевести на русский язык постоянные показатели, а в последующем переводить только изменяющиеся данные.
Учитывая изложенное, подпись и печать на инвойсе иностранной организации — поставщика не являются обязательными, организация вправе производить уплату по такому инвойсу.
