Вопрос: Можно ли учесть в целях налога на прибыль расходы, подтвержденные авансовым отчетом работника и чеком ККТ, оформленным на подотчетное лицо?
Ответ: Организация вправе учесть расходы, подтвержденные авансовым отчетом работника и чеком ККТ, оформленным на подотчетное лицо.
Обоснование: Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).
Кассовый чек — первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении контрольно-кассовой техники (ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее — Закон N 54-ФЗ)).
Согласно п. 6.1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ при расчетах наличными и (или) с предъявлением электронных средств платежа между организациями, индивидуальными предпринимателями кассовый чек или БСО, помимо обязательных реквизитов (п. 1 ст. 4.7 Закона N 54-ФЗ), должен содержать дополнительные реквизиты:
1) наименование покупателя (клиента) (наименование организации, фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
2) идентификационный номер налогоплательщика покупателя (клиента);
3) сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
4) сумму акциза (если применимо);
5) регистрационный номер таможенной декларации (при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).
Если покупку осуществляет подотчетное лицо без предъявления доверенности от организации, то продавец выбивает чек в порядке, предусмотренном для расчетов с покупателем — физическим лицом, без дополнительных реквизитов в кассовом чеке (Письмо Минфина России от 10.08.2018 N 03-01-15/56554).
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ для признания расходов в налоговом учете необходимо выполнение двух условий: обоснованности и документального подтверждения затрат.
По мнению Минфина России, в случае приобретения ТМЦ или осуществления других затрат через подотчетное лицо подтвердить расходы в целях налога на прибыль можно при помощи утвержденного авансового отчета, накладных (других документов), а также документов, подтверждающих факт оплаты (Письмо Минфина России от 14.10.2019 N 03-03-06/1/78500).
При этом кассовый чек подтверждает факт оплаты и не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности, за исключением случая, если он содержит дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации (Письмо Минфина России от 18.02.2019 N 03-03-06/1/10344).
Таким образом, отсутствие в чеке дополнительных реквизитов, предусмотренных Законом N 54-ФЗ, не препятствует включению затрат в расходы при исчислении налога на прибыль. Главное, чтобы экономическая обоснованность покупки была подтверждена другими документами, в том числе утвержденным авансовым отчетом.
