Вопрос: Можно ли вести карточки по форме N Т-2 в электронном виде и распечатывать их для подписи работников? Будет ли это нарушением трудового законодательства?
Как вносятся изменения в карточку при изменении фамилии, паспортных данных?
Ответ: Личные карточки формы N Т-2 нельзя вести только в электронной форме и распечатывать их для подписи работников. Личные карточки должны вестись в бумажной форме. Изменения в личную карточку работника вносятся по аналогии с внесением изменений в трудовую книжку.
Обоснование: В соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под подпись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (абз. 3 п. 41 Правил).
Форма личной карточки работника (N Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Форма также предусматривает личную подпись работника кадровой службы.
Работодатели в силу ч. 4, 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» вправе утвердить свой вариант первичного документа в электронном виде. Таким образом, на первый взгляд, такие работодатели могут утвердить электронную форму личной карточки.
Однако, ввиду того что с записями, вносимыми в трудовую книжку, работодатель обязан знакомить работников под подпись в их личных карточках, ведение личных карточек в электронном виде исключает такую возможность.
Кроме того, например, Порядок ведения и хранения личных карточек граждан, поставленных на воинский учет (Приложение N 7 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утвержденным Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017) содержит правила, которые не позволяют вести карточку в электронном виде, например, личные карточки N Т-2 помещаются в отдельные картотеки, при увольнении они изымаются из картотеки и помещаются в архив (п. п. 1, 5 данного Порядка).
Поэтому личные карточки должны вестись в бумажной форме. Ведение их только в электронном виде и распечатывание их для подписи работников будет являться нарушением трудового законодательства.
В соответствии с разд. 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России N 1) при изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
На практике изменения в личную карточку работника вносятся по аналогии с внесением изменений в трудовую книжку (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).
Что касается изменения фамилии, то одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и сверху или рядом записывается новая. Ссылка на соответствующий документ, подтверждающий смену фамилии, делается на свободном месте первого листа личной карточки (сверху или рядом). Данная запись заверяется подписью сотрудника кадровой службы (например, «Фамилия изменена на «Иванова» на основании свидетельства о заключении брака серия номер , выданного отделом ЗАГС Начальник отдела кадров Петрова П.П. Дата»).
Аналогично вносятся изменения паспортных данных: старые паспортные данные зачеркиваются, вносятся новые, запись заверяется подписью сотрудника кадровой службы, ставится дата.
Обратите внимание, что отсутствие личной карточки работника может быть расценено как нарушение законодательства о труде и работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Ю.С. Таранова
Советник государственной
гражданской службы РФ
1 класса
Государственная инспекция труда
в Республике Карелия
25.02.2020
