Вопрос: Между организациями заключено соглашение об обмене электронными документами. По оказанным услугам выставлен и подписан акт в электронном виде. Может ли организация по просьбе контрагента выставить закрывающие документы по электронным каналам связи и на бумажном носителе?
Ответ: Организация может одновременно составить закрывающие документы в электронном и бумажном формате. Однако во избежание недоразумений по количеству оказанных услуг сторонами в бумажном варианте рекомендуется указать, что данный документ является дубликатом.
Обоснование: В соответствии с ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ) отношения в области использования электронных подписей регулируются Законом N 63-ФЗ, другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, а также соглашениями между участниками электронного взаимодействия.
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).
Если информация в электронной форме подписана простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, такая информация также признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ или нормативно-правовые акты не устанавливают требование о составлении документов на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).
При этом подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа; копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа (п. п. 21, 22, 23 разд. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)).
В Письме Минфина России от 22.04.2020 N 03-03-06/1/33778 указано, что первичные учетные документы, составленные в электронном виде (в том числе товарно-транспортная накладная), подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ и могут служить основанием для подтверждения расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль организаций.
Таким образом, закрывающие документы могут составляться как в электронном, так и в бумажном формате. При этом запрета на одновременное использование электронного и бумажного документа законодательством не установлено.
