Вопрос: Кто от имени организации может подписывать уведомление «О переходе на электронные трудовые книжки»?
Ответ: Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки могут подписывать генеральный директор или уполномоченный работник организации (например, начальник отдела кадров).
Обоснование: В соответствии с ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» каждый работник по 31 декабря 2020 г. включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ или о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
В случае если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
Однако до подачи заявления работником о продолжении ведения трудовой книжки или же представлении ему сведений о трудовой деятельности работодатель в соответствии с п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона N 439-ФЗ обязан уведомить по 30 июня 2020 г. включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или представлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
Уведомление рекомендуем выдавать работникам в двух экземплярах. Один экземпляр работник оставляет себе, а второй с подписью возвращает работодателю. Наличие у работодателя таких уведомлений снимет риск претензий ГИТ при проверке.
Уведомление должно содержать информацию (ч. 1, 2 ст. 2 Федерального закона N 439-ФЗ):
— об основных изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности;
— о праве выбора между продолжением ведения трудовой книжки работодателем и представлением работнику сведений о трудовой деятельности (так называемая электронная трудовая книжка);
— о необходимости подать по 31 декабря 2020 г. соответствующее заявление.
Согласно ст. 22 ТК РФ работодатель обязан соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, а также локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров. Работодатель, в частности, обязан оформлять кадровые документы, предусмотренные нормами трудового права.
В силу прямого указания ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателей — юридических лиц в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.
Поскольку уведомление о переходе на ЭТК является кадровым документом, по общему правилу от лица работодателя его подписывает генеральный директор.
Руководитель организации вправе передать иному лицу полномочия на оформление кадровых документов, в том числе уведомлений о переходе на ЭТК. По мнению Роструда, необходимым условием наличия полномочия у соответствующего работника является указание на него в трудовом договоре с указанным работником, должностной инструкции. Кроме этого, основаниями, подтверждающими наличие полномочий на представительство во внутриорганизационных отношениях от имени работодателя, могут выступать учредительные документы организации, иные локальные акты организации, приказы о распределении обязанностей (при наличии в них указания на соответствующее полномочие конкретного работника) (Письмо Роструда от 08.04.2011 N 941-6-1).
Кроме того, возможно оформить доверенность от имени юридического лица. Указанный документ выдается за подписью, в частности, руководителя организации (п. 4 ст. 185.1 Гражданского кодекса РФ).
Следовательно, уведомление о переходе на электронные трудовые книжки может подписать генеральный директор или уполномоченный работник организации (например, начальник отдела кадров).
