Вопрос: Какую дату необходимо указывать в поле «Дата составления» в записке-расчете о предоставлении отпуска работнику? Может ли это быть одна дата (последнее число месяца) для всех работников, уходящих в отпуск в одном месяце?
Ответ: Исходя из системного анализа положений действующих нормативно-правовых актов считаем, что дата составления записки-расчета о предоставлении отпуска работнику должна быть указана в следующем диапазоне: не позднее чем за три дня до начала отпуска и не ранее даты приказа о предоставлении отпуска. Указание в записке-расчете одной даты (последнее число месяца для всех работников, уходящих в отпуск в одном месяце) считаем неправильным.
Обоснование: Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)).
С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику является унифицированной формой N Т-60, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1). Данная форма является одновременно кадровым документом в части учета периода работы, за который предоставляется отпуск, дней отпуска и тому подобного и первичным документом, в котором производится расчет отпускных, всех начислений и удержаний, а также отражаются сведения о сумме отпускных, подлежащих выдаче работнику на руки.
Положениями Трудового кодекса РФ и Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1, не установлен порядок заполнения поля «Дата составления» в записке-расчете о предоставлении отпуска работнику. Однако в данных Указаниях указано, что форма N Т-60 применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.
По общему правилу первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).
Кроме того, на работодателе лежит обязанность уведомить работника о начале отпуска под подпись за две недели до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ) и издать приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме N Т-6, утвержденной Постановлением N 1, или иной форме, утвержденной руководителем организации.
Исходя из системного анализа положений действующих нормативно-правовых актов считаем, что дата составления записки-расчета о предоставлении отпуска работнику должна быть указана в следующем диапазоне: не позднее чем за три дня до начала отпуска и не ранее даты приказа о предоставлении отпуска. Указание в записке-расчете одной даты (последнее число месяца для всех работников, уходящих в отпуск в одном месяце) считаем неправильным.
