Вопрос: Как оформить и вести учет рабочего времени разъездных работников на основании показаний GPS-трекеров?
Ответ: Работодателю следует внести изменения в ЛНА (коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных), издать приказ о введении в действие системы учета рабочего времени разъездных работников на основании показаний GPS-трекеров, уведомить и ознакомить работников с вносимыми изменениями под подпись. Если затрагиваются условия трудовых договоров, то должны быть оформлены дополнительные соглашения к ним.
Табель учета рабочего времени для работников с разъездным характером работы ведется в том же порядке, что и для любого другого работника.
Обоснование: Разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации. В отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер (Письмо Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ). Постоянная работа, которая имеет разъездной характер, не признается служебной командировкой (ст. 166 Трудового кодекса РФ).
Конкретный перечень должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями и локальными нормативными актами (например, приказом) (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).
Работодатель вправе требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей, а также соблюдения правил внутреннего трудового распорядка (ч. 1 ст. 22 ТК РФ).
В соответствии с ч. 4 ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. В свою очередь, согласно ч. 2 ст. 21 ТК РФ работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и трудовую дисциплину.
Из приведенных норм следует, что в целях контроля трудовой дисциплины работодатель вправе контролировать рабочее время работника на основе фиксации его местоположения, используя данные геолокации через определенное программное обеспечение, в том числе GPS-трекеры. Данный способ контроля актуален в отношении работников, имеющих разъездной характер работы. Однако такой контроль работодатель вправе осуществлять только в рабочее время, то есть время, в течение которого работник, в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора, должен исполнять трудовые обязанности (ч. 1 ст. 91 ТК РФ).
Тем не менее законодательством РФ порядок оформления используемых работодателем форм контроля за рабочим временем работника, в частности с помощью GPS-трекеров, не предусмотрен.
Ввиду того что трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права (ст. 5 ТК РФ), порядок учета рабочего времени разъездных работников на основании показаний GPS-трекеров необходимо закрепить в локальном акте работодателя (коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка) с соблюдением требований ст. 8 ТК РФ, путем внесения дополнительного раздела (пункта) о работе системы контроля рабочего времени разъездных работников с обоснованием причин введения данного контроля, пояснив, как GPS-трекеры будут технически определять географическую точку и как на основании этих данных будет учитываться рабочее время. Поскольку данные будут собираться для контроля трудовой дисциплины, в документе правильным будет указать формулировку «Для контроля местонахождения работника и выполненной работы используются GPS-трекеры, которые всегда должны быть во включенном состоянии».
Работодателем издается приказ о введении в действие такой системы контроля с указанием причин введения и даты начала работы. В приказе целесообразно указать ответственных лиц и лиц, контролирующих сбор и достоверность собираемой информации (например, технический специалист или работник отдела кадров).
Следует отметить, что сбор информации о местоположении работника предполагает обработку персональных данных.
Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» любая информация о гражданине, имеющая к нему прямое или косвенное отношение, считается персональными данными.
ТК РФ не устанавливает каких-либо критериев и конкретного перечня персональных данных работника. Как следует из положений ст. 8 Федерального закона N 152-ФЗ, к персональным данным можно отнести фамилию, имя, отчество, год и место рождения гражданина, а также его адрес, абонентский номер, сведения о профессии и так далее, то есть ту информацию, которая позволяет идентифицировать конкретного человека. При этом приведенный перечень является открытым.
Под геолокацией понимается обнаружение координат реального географического положения любого объекта (Концепция построения и развития аппаратно-программного комплекса «Безопасный город», утвержденная Распоряжением Правительства РФ от 03.12.2014 N 2446-р). Поэтому полагаем, что информацию о геолокации работника можно отнести к числу персональных данных работника.
Следовательно, в данном случае работодателю необходимо в соответствующем документе, регулирующем обработку персональных данных (например, в положении о персональных данных), установить порядок обработки, хранения и использования такой информации, в частности необходимо отразить:
— сведения о применяемых GPS-трекерах;
— способы обработки получаемой информации о геолокации работника (сбор, хранение, использование);
— цели сбора и использования информации в соответствии с п. 1 ст. 86 ТК РФ (в данном случае — необходимость обеспечения соблюдения законодательства по контролю рабочего времени разъездных работников);
— сроки хранения информации;
— передачу данных геолокации работника третьим лицам и цели передачи;
— меры защиты получаемой информации;
— сведения о лицах, собирающих и контролирующих такую информацию.
Следует отметить, что, если передача данных о геолокации разъездных работников предполагает применение GPS-трекеров как необходимое условие, обязанность по обеспечению таких условий — обязанность работодателя (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Работодатель не вправе обязать работников использовать в служебных целях их личное имущество. При этом работник может использовать собственность работодателя только в рабочих целях.
Если работник согласен использовать свое личное имущество в служебных целях, такому работнику в соответствии с трудовым законодательством полагается компенсация (ст. 188 ТК РФ). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Соответственно, в таком случае требуется еще письменное согласие работника на использование личного имущества в служебных целях, а также заключение письменного соглашения о возмещении расходов на использование данного имущества. Как правило, в соглашении указывается определенная сумма компенсации в месяц.
В силу ст. 21 ТК РФ работник имеет право на получение полной достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте. О всех вводимых изменениях в локальные нормативные акты работодателя работники должны быть ознакомлены под подпись (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Письменное согласие работников с вносимыми изменениями может быть получено путем проставления их подписи и записи о согласии на листе ознакомления к приказу о внедрении данного контроля.
Если вносимые в локальный нормативный акт изменения затрагивают условия трудовых договоров, то должен быть соблюден порядок, предусмотренный ст. 74 либо ст. 72 ТК РФ. О предстоящих изменениях условий трудового договора по инициативе работодателя, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца (ч. 1, 2 ст. 74 ТК РФ). Изменения в трудовые договоры вносятся путем заключения с работниками дополнительных соглашений, в которых следует указать, что выданное корпоративное оборудование снабжено модулем геолокации, а также о том, что оно должно быть включено в рабочее время.
В случае отказа работника от введения новых условий работодатель вправе перевести его на другую должность, на которой геолокация не применяется. Однако при отсутствии такой должности или отказа работника от перевода возможно расторжение трудового договора на основании п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Табель учета рабочего времени для работников с разъездным характером работы ведется в том же порядке, что и для любого другого работника. Форму и порядок заполнения табеля, а также соответствующие коды работодатель может установить самостоятельно, предусмотрев это в локальном нормативном акте организации, или он может использовать унифицированную форму табеля N Т-12 или N Т-13 (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Соответственно, если работодатель будет обладать информацией о местоположении работника с разъездным характером работы в течение рабочего времени и на основании данной информации определять, использует ли работник свое рабочее время для выполнения трудовой функции, то табель учета рабочего времени можно вести методом сплошной регистрации с использованием кода «Я» («01»), указывая продолжительность рабочего времени на основании данных GPS-трекеров (п. 2 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России N 1).
Тем не менее полагаем, что по данным GPS-трекеров невозможно более точно определить время, фактически отработанное работником с разъездным характером работы. Поэтому, по нашему мнению, в данном случае правильнее регистрировать в табеле только отклонения — периоды неявок (прогулы, нетрудоспособность, отпуск и пр.), то есть использовать метод регистрации отклонений.
В.И. Неклюдов
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
16.07.2020
