Вопрос: Как в локальном нормативном акте организации может выглядеть формулировка о закреплении удобного способа уведомления работников о переходе на электронные трудовые книжки?
Ответ: Работники имеют право по 31 декабря 2020 г. включительно подать в отдел кадров (далее — кадровая служба) письменное заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе или о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
При этом способы уведомления устанавливаются в локальных нормативных актах с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).
С учетом необходимости соблюдения противоэпидемических требований органов государственной власти по предупреждению распространения эпидемии взаимодействие работников и работодателей по организации удаленной работы на период ограничительных мер может оформляться при необходимости путем обмена электронными образами документов с последующим их оформлением в установленном порядке.
Обоснование: В соответствии с ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» в целях реализации норм Трудового кодекса РФ работодатели в течение 2020 г. осуществляют в том числе мероприятия по принятию или изменению локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии), а также выдают уведомление по 30 июня 2020 г. включительно каждому работнику в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или представлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Обращаем внимание, что в Федеральном законе N 439-ФЗ отсутствует прямая норма, обязывающая работодателя вносить изменения в локальные нормативные акты. В связи с этим изменения в локальные нормативные акты вносятся конкретным работодателем при необходимости.
Постановлением Правительства РФ от 19.06.2020 N 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году» срок уведомления каждого работника в письменной форме об изменениях, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, о праве сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или представлением сведений о трудовой деятельности продлен по 31 октября 2020 г.
При этом способы уведомления устанавливаются в локальных нормативных актах с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).
В целях реализации трудовых прав работников и во избежание рисков при рассмотрении индивидуальных трудовых споров, в том числе в судах, рекомендуем внесение изменений в локальные нормативные правовые акты работодателя.
Что касается вопроса о способе уведомления работников, обращаем внимание, что принятие кадровых решений относится к полномочиям работодателей и регулируется нормами трудового законодательства.
Минтрудом России были разработаны Рекомендации по применению гибких форм занятости в условиях предупреждения распространения новой коронавирусной инфекции на территории Российской Федерации (Приложение к Письму Минтруда России от 23.04.2020 N 14-2/10/П-3710) (размещены на официальном сайте Минтруда России), которые были направлены федеральным органам государственной власти и органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации для использования в работе и которыми установлено, что с учетом необходимости соблюдения противоэпидемических требований органов государственной власти по предупреждению распространения эпидемии взаимодействие работников и работодателей по организации удаленной работы на период ограничительных мер может оформляться при необходимости путем обмена электронными образами документов с последующим их оформлением в установленном порядке. При этом необходимо соблюдать требования Минздрава России и Роспотребнадзора, органов власти субъектов Российской Федерации по профилактике новой коронавирусной инфекции.
Кроме того, 5 мая 2020 г. вступил в силу Федеральный закон от 24.04.2020 N 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» (далее — Закон N 122-ФЗ, эксперимент), целями которого являются в том числе определение и создание условий для использования в сфере трудовых отношений электронных документов, связанных с работой, включая обмен информацией в форме электронных документов, связанных с работой, между работодателем, работником и лицом, поступающим на работу.
Эксперимент проводится по 31 марта 2021 г. включительно.
Частью 1 ст. 5 Закона N 122-ФЗ определено, что дату начала проведения эксперимента в организации работодателя работодатель определяет самостоятельно с учетом Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденного Приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 240н (зарегистрирован в Минюсте России 17.06.2020 N 58674) (далее — Положение).
Согласно п. 7 Положения эксперимент проводится в отношении документов, связанных с работой, в отношении которых трудовым законодательством Российской Федерации предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись (рекомендуемый перечень приведен в Приложении N 3 к Положению.
Конкретный перечень документов, в отношении которых проводится эксперимент, определяется каждым работодателем — участником эксперимента самостоятельно.
Согласно п. п. 16 — 18 Положения в целях эффективного использования системы «Работа в России» осуществляются опытная эксплуатация (далее — ОПЭ), анализ ее результатов, модернизация программных средств, доработка программного обеспечения.
Срок проведения ОПЭ подсистемы «Электронный кадровый документооборот» (далее — Подсистема ЭКД) в системе «Работа в России» — с 20 июля 2020 г. по 4 сентября 2020 г.
Приказами Минтруда России от 14.05.2020 N 241, от 22.07.2020 N 446 утвержден Перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой.
Приказом Минтруда России от 03.07.2020 N 401, от 22.07.2020 N 445 утвержден Перечень работодателей — участников эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, которые выразили согласие на участие в проведении опытной эксплуатации подсистемы «Электронный кадровый документооборот» в информационно-аналитической системе Общероссийская база вакансий «Работа в России».
Для осуществления электронного кадрового документооборота в системе «Работа в России» работодатели — участники эксперимента должны быть зарегистрированы в Единой системе идентификации и аутентификации (далее — ЕСИА) и получить усиленную квалифицированную электронную подпись (далее — УКЭП) работодателя в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронных подписях.
Работники работодателей — участников эксперимента, участвующие в ОПЭ, должны быть зарегистрированы в ЕСИА.
Количество соискателей (работников) при проведении ОПЭ не ограничено и определяется работодателями, участвующими в ОПЭ.
С 1 октября 2020 г. все заинтересованные работодатели и соискатели (работники) вправе принять участие в проведении эксперимента в части использования системы «Работа в России».
Таким образом, использовать способ уведомления работников путем обмена электронными образами документов без последующего их оформления на бумажном носителе в установленном законодательством порядке могут только те работодатели, которые являются участниками эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, на основании соответствующих приказов Минтруда России.
С учетом изложенного и действующих норм законодательства в локальном нормативном акте работодателя рекомендуем формулировку о закреплении удобного способа уведомления работников о переходе на электронные трудовые книжки закрепить следующим образом:
«Порядок уведомлений работников о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Согласно ст. 66.1 ТК РФ сведения о трудовой деятельности — это информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора.
___________________________ начиная с января 2020 г. ежемесячно (наименование работодателя)передает указанную информацию в ПФР.
Работники имеют право по 31 декабря 2020 г. включительно подать в отдел кадров (далее — кадровая служба) письменное заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе или о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
На период ограничительных мер с учетом необходимости соблюдения противоэпидемических требований взаимодействие работодателя и работников может оформляться при необходимости путем обмена электронными образами документов с последующим их оформлением в установленном порядке.
В случае если работник не подает ни одно из указанных заявлений, кадровая служба будет продолжать вести его трудовую книжку в бумажном виде в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
В случае если работник подает письменное заявление о представлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, кадровая служба выдает ему трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.
При выдаче трудовой книжки в нее будет внесена запись о подаче работником заявления о представлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
В случае если работник подаст письменное заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе или не подаст ни одного из указанных выше заявлений, то за ним остается право в последующем подать письменное заявление о представлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
В аналогичном порядке можно составить текст уведомления работника.
Мнение не является официальным разъяснением или нормативным правовым актом.
Т.В. Маленко
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
07.08.2020
