Вопрос: Вправе ли работодатель оформлять и хранить приказы о премировании только в электронном виде?
Ответ: Организация вправе оформлять и хранить приказы о премировании, подписанные электронной подписью, в электронном виде.
Обоснование: Обязанность ведения кадровой документации является одной из обязанностей работодателя.
Приказы, связанные с оплатой труда, поощрением и награждением, относятся к документации по личному составу работников (ст. 434 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее — Перечень)).
Срок хранения документов по личному составу в зависимости от даты окончания их делопроизводством (до 01.01.2003 либо после указанной даты) составляет 75 либо 50 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством, и должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению (п. п. 4.1, 4.3, 4.8 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Учитывая, что стимулирующие выплаты, в частности премии и иные поощрительные выплаты, относятся к оплате труда работника (ч. 1 ст. 129 ТК РФ), приказы о премировании также относятся к приказам по личному составу и, соответственно, должны храниться в течение 75 лет, если делопроизводство закончено до 1 января 2003 г., если после — в течение 50 лет (см. также сноску 3 к Перечню).
Следует отметить, что сроки хранения указанных документов не зависят от формы документов — бумажной или электронной.
Приказами по личному составу, как правило, оформляют процедуры, которые регулируют трудовые правоотношения между работником и работодателем, в частности поощрение.
Ознакомление работников с приказами по личному составу осуществляется по требованию ТК РФ, а в отношение приказа о премировании такое требование не установлено.
Необходимо заметить, что о размере премии работники узнают из расчетных листков, которые им выдаются в обязательном порядке (ст. 136 ТК РФ).
Первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 4 и 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Согласно Федеральному закону N 402-ФЗ требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете устанавливаются в федеральных стандартах бухгалтерского учета.
До утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, применяются Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее), и Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (п. 3 Информации Минфина России N ПЗ-13/2015).
До принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация в целях бухгалтерского учета и налогообложения может использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом N 402-ФЗ вид электронной подписи (Письмо Минфина России от 13.05.2020 N 03-03-06/2/38724).
В исключительных случаях в бухгалтерском учете возможно использование скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета (Письмо Минфина России от 13.05.2020 N 03-03-07/38785).
Из вышеизложенного следует, что законодательство позволяет организации хранить и передавать в архив документы в бумажном виде и (или) в электронном виде.
Следовательно, первичные учетные документы должны составляться на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, или по формам, самостоятельно разработанным организацией с соблюдением требований действующего законодательства о наличии обязательных реквизитов.
Таким образом, поскольку законодательством не установлено иное, приказы о премировании могут быть составлены в электронном виде и храниться на машинных носителях информации. При этом они должны быть заверены ЭЦП уполномоченных лиц в соответствии с требованиями Федерального закона N 63-ФЗ.
Следует учесть, что по 31.03.2021 работодатели согласно Перечню, утв. Приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 241, и работники (кроме некоторых категорий) могут добровольно участвовать в эксперименте по использованию электронных (без дублирования на бумажном носителе) кадровых документов, в отношении которых предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись (ч. 1, 4 — 6 ст. 1, ст. 3, ч. 1 ст. 5 Закона от 24.04.2020 N 122-ФЗ, п. п. 6, 7 Положения, утв. Приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 240н, Приложение N 3 к Положению N 240н).
В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
20.07.2020
