Вопрос: Во время пандемии часть работников работает в офисе, а не удаленно. Работникам, у которых нет автомобиля и которые раньше добирались на работу на общественном транспорте, организация оплачивает такси, чтобы обезопасить их от заражения при поездках в общественном транспорте. Можно ли оплату услуг такси принять в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль? Облагаются ли эти расходы НДФЛ, взносами в фонды?
Ответ: По нашему мнению, учесть в расходах по налогу на прибыль затраты, связанные с доставкой работников от дома до работы на такси, можно, если такие затраты предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Данные суммы облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Обоснование: Налог на прибыль
На основании п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ учесть в расходах по налогу на прибыль можно затраты, связанные с доставкой работников от дома до работы, в том числе на такси, если такие расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Такого же мнения придерживается Минфин России (см. Письмо Минфина России от 27.11.2015 N 03-03-06/1/69181).
При этом финансовое ведомство в Письме от 16.03.2017 N 03-04-06/15198 уточнило, что расходы на оплату проезда к месту работы работников, предусмотренные трудовыми и (или) коллективными договорами, рассматриваются в законодательстве Российской Федерации о налогах и сборах в качестве расходов, уменьшающих размер налоговой базы по налогу на прибыль организаций, только если они являются частью системы оплаты труда, так как включение указанных сумм в состав расходов на оплату труда, как и в случае иных начислений по оплате труда, предполагает возможность выявить конкретную величину доходов каждого работника (с начислением налога на доходы физических лиц).
При отсутствии такой возможности расходы на оплату проезда к месту работы работников в целях налогообложения прибыли организаций не могут быть учтены в составе расходов на оплату труда, а иной порядок учета такого рода выплат в пользу работников, являющихся по сути социальными выплатами, не предусмотрен. В этом случае указанные расходы не будут являться исключением, оговоренным в п. 26 ст. 270 НК РФ.
Следует отметить, что учет в составе расходов в целях налога на прибыль расходов на проезд работников на такси может вызвать споры с налоговыми органами.
НДФЛ
Если работник имеет возможность добираться от дома до работы и обратно самостоятельно, то оплата поездки на такси будет для него доходом в натуральной форме и с такого дохода работодатель должен удержать НДФЛ (п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211, п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ, Письма Минфина России от 23.01.2020 N 03-03-06/1/3758, от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093).
Страховые взносы
Оплата стоимости проезда не предусмотрена в ст. 422 НК РФ и ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» в качестве выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами. Такая оплата облагается взносами в общем порядке (Письмо Минфина России от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093).
