Вопрос: В силу производственной необходимости директор не автотранспортной организации использует служебный автомобиль за пределами рабочего времени. Учет работы автомобиля фиксируется в путевом листе, форма которого разработана организацией.
Можно ли в целях исчисления налога на прибыль учесть расходы на ГСМ, если в путевом листе будут отметки о поездках за пределами рабочего дня?
Ответ: Если работа директора за пределами нормальной продолжительности рабочего времени обусловлена трудовым договором либо сверхурочной работой; трудовым договором или ЛНА предусмотрено условие об обеспечении руководителя организации служебным транспортом; расходы на ГСМ должным образом подтверждены документально, то указанные расходы можно учесть в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль.
Обоснование: К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта) (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Автотранспортные организации обязаны применять путевые листы в порядке, установленном Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, в том числе для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли.
Организации, на которые положения Приказа не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ, закрепив указанный порядок в учетной политике, для целей налогообложения прибыли.
Вместе с тем такие налогоплательщики также вправе использовать иные документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ, подтверждающие произведенные расходы и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (Письмо УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@).
Таким образом, в рассматриваемой ситуации, организация может использовать самостоятельно разработанный путевой лист в целях подтверждения расходов при исчислении налога на прибыль, если он подтвердит расход топлива и деловую цель поездки.
Следует обратить внимание на то, что в целях подтверждения факта использования автомобиля в служебных целях в путевом листе должна содержаться информация о конкретном месте следования (Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).
Что касается поездок за пределами нормальной продолжительности рабочего дня, то следует учитывать следующее.
В силу ст. 97 ТК РФ работодатель имеет право в порядке, установленном ТК РФ, привлекать работника к работе за пределами продолжительности рабочего времени, установленной для данного работника в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором:
— для сверхурочной работы (ст. 99 ТК РФ);
— если работник работает на условиях ненормированного рабочего дня (ст. 101 ТК РФ).
Следовательно, особенности регулирования труда отдельных работников организации могут быть предусмотрены в трудовом договоре, коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, должностных инструкциях.
Таким образом, если работа директора за пределами нормальной продолжительности рабочего времени обусловлена трудовым договором или сверхурочной работой; трудовым договором или ЛНА предусмотрено условие об обеспечении руководителя организации служебным транспортом; расходы на ГСМ подтверждены документально, то такие расходы, по нашему мнению, можно учесть в целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль.
