Вопрос: В организации утеряны личные карточки работников по форме N Т-2. Как восстановить утерянные сведения (какую дату указать в графе «Дата составления»; можно ли записи об отпусках работников, которые проработали много лет, распечатать и вклеить; как быть с подписями уволенных работников)? Можно ли с этого момента начать вести личные карточки работников в электронном виде?
Ответ: Законодательство не устанавливает действий работодателя, необходимых при утрате личных карточек работников. Поэтому при обнаружении утраты личных карточек работников в первую очередь, по нашему мнению, следует составить акт об их утрате. В нем необходимо указать, чьи личные карточки утеряны, а также дату обнаружения утраты.
Далее следует издать приказ руководителя об оформлении новых карточек с приложением к нему вышеуказанного акта.
После этого необходимо заново завести карточки взамен утраченных, в том числе на уволенных работников. На карточках следует указать: «Дубликат», а в качестве даты заполнения внизу второй страницы карточки — фактическую дату ее заполнения.
В разделе «Дополнительные сведения» необходимо указать, что настоящая карточка оформлена в соответствии с приказом (указать его реквизиты) взамен утраченной (с указанием даты оформления утраченного оригинала. В качестве последней можно указать дату издания приказа о приеме данного работника на работу).
Восстановленная карточка уволенного работника остается без подписи этого работника.
Законодательство не препятствует вклеиванию в дубликат карточки распечатанных записей об отпусках работников.
Ведение личных карточек работников в электронном виде не предусмотрено.
Обоснование: Форма N Т-2 личной карточки работника установлена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Законодательство не устанавливает действий работодателя, необходимых при утрате личных карточек работников. Поэтому при обнаружении утраты личных карточек работников в первую очередь, по нашему мнению, следует составить акт об их утрате. В нем необходимо указать, чьи личные карточки утеряны, а также дату обнаружения утраты.
Далее следует издать приказ руководителя об оформлении новых карточек с приложением к нему вышеуказанного акта.
После этого необходимо заново завести карточки взамен утраченных, в том числе на уволенных работников. На карточках следует указать: «Дубликат», а в качестве даты заполнения внизу второй страницы карточки — фактическую дату ее заполнения.
Пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, установлена обязанность работодателя ознакомить работника под подпись в его личной карточке о записях, вносимых в его трудовую книжку: при этом восстановленная карточка уволенного работника остается без подписи этого работника.
Ведение личных карточек работников в электронном виде не предусмотрено.
М.А. Блюм
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
05.03.2020
