Работодатель оплачивает проезд к месту проведения отпуска работнику, работающему в районе Крайнего Севера, и неработающим членам его семьи. Какие документы он должен запросить у работника в целях налогообложения?
Работодатель оплачивает проезд к месту проведения отпуска работнику, работающему в районе Крайнего Севера, и неработающим членам его семьи. Какие документы он должен запросить у работника в целях налогообложения (НДФЛ, страховые взносы, налог на прибыль)?
В целях налогообложения работодателю следует запросить у работника проездные и перевозочные документы, документы, подтверждающие степень родства, справки о совместном проживании, иные документы, подтверждающие, что неработающие члены семьи являются иждивенцами.
Согласно ст. 325 ТК РФ лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно. Право на компенсацию указанных расходов возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в данной организации.
При этом размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами.
Налог на прибыль организаций
На основании п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Расходы, не соответствующие указанным требованиям, согласно п. 49 ст. 270 НК РФ, в целях налогообложения прибыли организаций не учитываются.
В соответствии с п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ в составе расходов на оплату труда учитываются, в частности, фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном работодателем, — для организаций, не относящихся к бюджетной сфере.
Страховые взносы
Положениями пп. 1 п. 1 ст. 420 и п. 1 ст. 421 НК РФ предусмотрено, что объектом и базой для начисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ.
В соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами стоимость проезда работника к месту использования отпуска и обратно и стоимость провоза багажа весом до 30 килограммов, а также стоимость проезда неработающих членов его семьи (мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником) и стоимость провоза ими багажа, оплачиваемые плательщиком страховых взносов лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами. В случае использования отпуска за пределами территории Российской Федерации не подлежит обложению страховыми взносами стоимость проезда или перелета работника и неработающих членов его семьи (включая стоимость провоза ими багажа весом до 30 килограммов), рассчитанная от места отправления до пункта пропуска через Государственную границу Российской Федерации, в том числе международного аэропорта, в котором работник и неработающие члены его семьи проходят пограничный контроль в пункте пропуска через Государственную границу Российской Федерации.
НДФЛ
Перечень доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ, содержится в ст. 217 НК РФ. Положений, непосредственно предусматривающих освобождение от налогообложения сумм оплаты работодателем проезда к месту проведения отпуска и обратно лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, членам их семей, ст. 217 НК РФ не содержит.
Вместе с тем при рассмотрении данного вопроса, по мнению Минфина России (см. Письма Минфина России от 13.02.2019 N 03-04-06/8803, от 19.09.2018 N 03-04-05/67100, от 22.01.2018 N 03-04-05/3154 и др.), следует руководствоваться решениями судебных органов, предусматривающими освобождение от обложения НДФЛ указанных выплат.
Подтверждающие документы
Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 утверждены Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах Российской Федерации, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей (далее — Правила). Указанными Правилами установлены документы, подтверждающие произведенные расходы на проезд работника и членов его семьи.
Принимая во внимание, что для организаций, не относящихся к бюджетной сфере, отдельных законодательных актов, регламентирующих порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, не разработано, организации могут руководствоваться положениями указанных выше Правил. Такие разъяснения представлены в Письме Минфина России от 18.10.2010 N 03-03-06/1/651 и актуальны по настоящее время.
В то же время организация вправе самостоятельно в рамках коллективного договора, локального нормативного акта или в трудовом договоре с работником определить перечень документов, подтверждающих произведенные расходы на проезд работника и членов его семьи. При этом исчерпывающий перечень документов установить достаточно сложно.
В целях включения расходов на проезд к месту проведения отпуска неработающих членов семьи работника в состав расходов на оплату труда необходимы документы, подтверждающие, что неработающие члены семьи являются иждивенцами.
В соответствии с ч. 2 ст. 179 ТК РФ иждивенцами являются нетрудоспособные члены семьи, находящиеся на полном содержании работника или получающие от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию.
Кроме того, понятия «иждивенец» и «нетрудоспособный член семьи» используются в Федеральном законе от 17.12.2001 N 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации».
Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона N 173-ФЗ нетрудоспособными членами семьи являются:
1)дети, братья, сестры и внуки, не достигшие возраста 18 лет, а также дети, братья, сестры и внуки, обучающиеся по очной форме по основным образовательным программам в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, в том числе в иностранных организациях, расположенных за пределами территории Российской Федерации, если направление на обучение произведено в соответствии с международными договорами Российской Федерации, до окончания ими такого обучения, но не дольше чем до достижения ими возраста 23 лет или дети, братья, сестры и внуки старше этого возраста, если они до достижения возраста 18 лет стали инвалидами. При этом братья, сестры и внуки признаются нетрудоспособными членами семьи при условии, что они не имеют трудоспособных родителей;
2)один из родителей или супруг либо дедушка, бабушка независимо от возраста и трудоспособности, а также брат, сестра либо ребенок, достигшие возраста 18 лет, если они заняты уходом за детьми, братьями, сестрами или внуками, не достигшими 14 лет, и не работают;
3)родители и супруг, если они достигли возраста 60 и 55 лет (соответственно мужчины и женщины) либо являются инвалидами;
4)дедушка и бабушка, если они достигли возраста 60 и 55 лет (соответственно мужчины и женщины) либо являются инвалидами, при отсутствии лиц, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации обязаны их содержать.
Иждивение детей предполагается и не требует доказательств, за исключением указанных детей, объявленных в соответствии с законодательством Российской Федерации полностью дееспособными или достигших возраста 18 лет (п. 4 ст. 9 Федерального закона N 173-ФЗ).
Полагаем, что кроме документов, подтверждающих, что неработающие члены семьи не состоят в трудовых отношениях, следует представить документы, подтверждающие, что они не зарегистрированы в качестве индивидуальных предпринимателей или не имеют дохода от предпринимательской деятельности.
Следует отметить, что действующим законодательством не установлен конкретный перечень документов, подтверждающих факт нахождения на иждивении.
Например, в соответствии с п. 82 Перечня документов, необходимых для установления страховой пенсии, установления и перерасчета размера фиксированной выплаты к страховой пенсии с учетом повышения фиксированной выплаты к страховой пенсии, назначения накопительной пенсии, установления пенсии по государственному пенсионному обеспечению, утвержденного Приказом Минтруда России от 28.11.2014 N 958н, нахождение нетрудоспособных членов семьи на иждивении подтверждается документами, выданными жилищно-эксплуатационными организациями или органами местного самоуправления, документами о доходах всех членов семьи и иными документами, предусмотренными законодательством Российской Федерации.
Кроме того, документами, подтверждающими статус иждивенца, могут быть копия свидетельства о рождении, копия свидетельства о заключении брака, справка, подтверждающая факт установления инвалидности, справка об обучении на очной форме по основным образовательным программам, справка из органов государственной службы занятости населения о признании безработным, копия трудовой книжки, выписка из ЕГРИП, заверенные налоговым органом копии декларации по налогу на доходы физических лиц или декларации по налогу, уплачиваемому в связи с применением специального режима налогообложения, и другие.
Представления документов, свидетельствующих, что член семьи находится на иждивении у работника, достаточно для подтверждения факта, что член семьи не работает.
В связи с вышеуказанным полагаем, что организации в перечень запрашиваемых документов необходимо включить следующие обобщенные категории документов: проездные и перевозочные документы, документы, подтверждающие степень родства, справки о совместном проживании, иные документы, подтверждающие, что неработающие члены семьи являются иждивенцами.
Подготовлено на основе материала
Н.Н. Тактарова,
советника государственной
гражданской службы РФ
3 класса
