Работник организации при возвращении из командировки представил авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, в том числе кассовый чек. Может ли организация принять НДС к вычету без счета-фактуры и какие документы следует отразить в книге покупок?
При отсутствии счета-фактуры вычет можно принять на основании БСО с выделенной суммой НДС. Для расходов на проезд может также потребоваться кассовый чек в дополнение к БСО. Если БСО нет и имеется только кассовый чек, применение вычета является рискованным.
Соответствующий подтверждающий документ регистрируется в книге покупок в порядке, аналогичном порядку регистрации счетов-фактур.
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Документы для принятия НДС к вычету
Суммы «входного» НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам на проезд и расходам на наем жилого помещения), принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, подлежат вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Вычеты НДС производятся на основании счетов-фактур либо на основании других документов в случаях, предусмотренных в том числе п. 7 ст. 171 НК РФ (п. 1 ст. 172 НК РФ).
В Письме от 26.02.2020 N 03-07-09/13555 Минфин России пояснил, что к счету-фактуре также необходимо приложить кассовый чек. При этом сам по себе кассовый чек не является основанием для вычета указанных сумм НДС. Основанием для вычета НДС по услугам найма жилого помещения являются:
счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату налога (в том числе кассовый чек с выделенной в нем суммой НДС);
либо БСО с выделенной суммой НДС, включенный в отчет о служебной командировке.
Кассовый чек не является основанием для вычета указанных сумм НДС и не подлежит регистрации в книге покупок.
В Информации ФНС России «Налоговая политика и практика: как учесть расходы на транспорт для получения вычета по НДС на командировки сотрудников» от 23.04.2020 также указано, что основанием для вычета НДС по командировочным расходам является один из следующих документов:
счет-фактура;
БСО (копия) с выделенной суммой НДС.
Что касается расходов на проезд, то для вычета НДС необходим перевозочный документ и чек ККТ. Чек ККТ не нужен, если на бланке проездного документа есть QR-код и работник, отсканировав код, распечатал чек ККТ и приложил к отчету о командировке либо если бланк проездного документа содержит реквизиты чека: дату и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета и его сумму, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа.
Таким образом, при отсутствии счета-фактуры вычет можно принять только на основании БСО с выделенной суммой НДС. Если БСО нет и имеется только кассовый чек, применение вычета является рискованным и может повлечь претензии со стороны налоговых органов.
Регистрация документов в книге покупок
По услугам найма жилья в командировке и услугам по перевозке в книге покупок регистрируются счета-фактуры либо заполненные в установленном порядке БСО или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке (п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее — Правила)).
В п. 6 Правил приведен перечень заполняемых реквизитов, в частности в графе 3 указываются номер и дата платежно-расчетного документа либо иного документа, содержащего суммарные (сводные) данные, зарегистрированного продавцом в книге продаж. Бланки строгой отчетности регистрируются в книге покупок в порядке, аналогичном для счетов-фактур. При этом, как указано в п. 7 Правил, при отсутствии данных для их отражения в иных графах книги покупок данные графы не заполняются. При этом при регистрации БСО в книге покупок следует указать код вида операции 23, соответствующий операциям по приобретению услуг, оформленным бланками строгой отчетности в случаях, предусмотренных п. 7 ст. 171 НК РФ (п. 15 Перечня кодов, утв. Приказом ФНС России от 14.03.2016 N ММВ-7-3/136@).
