Правомерно ли хранить трудовые книжки работников не по адресу местонахождения организации?
По нашему мнению, это допускается, например, в случае ведения кадровой документации структурными подразделениями организации или организацией, предоставляющей работодателю услуги по ведению кадрового учета. Однако имеется мнение, что трудовые книжки должны храниться только у работодателя.
Порядок хранения трудовых книжек работников, с которыми продолжает действовать трудовой договор, не предусматривает уточнений в отношении конкретного места хранения трудовых книжек работников (ст. 66 ТК РФ, Правила, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила N 225)).
При этом определено хранение бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в качестве документов строгой отчетности. Операции, связанные с получением и расходованием бланков строгой отчетности, отражаются в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации (п. п. 41 — 42 Правил N 225).
Следует отметить, что бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Учет движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней (п. 41 Правил N 225).
Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или представить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя. Также работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в целях обязательного социального страхования (за исключением случаев, если трудовая книжка на работника не ведется) (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Также приказом работодателя назначается специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил N 225).
Обратите внимание! За нарушение установленного Правилами N 225 порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут административную ответственность (ч. 1 ст. 5.27, ст. 13.20 КоАП РФ).
Следовательно, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек может быть, как правило, работник кадровой службы организации либо ее структурного подразделения (в том числе обособленного) или сам руководитель.
Под местом нахождения юридического лица понимается место его государственной регистрации на территории РФ (наименование населенного пункта (муниципального образования)), в котором находится его постоянно действующий исполнительный орган. Единый государственный реестр юридических лиц содержит адрес юридического лица в пределах его места нахождения (п. 2 ст. 54 ГК РФ).
Вместе с тем, по нашему мнению, определение лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, из числа работников организации не предполагает определения конкретного места хранения трудовых книжек, в том числе только у работодателя.
С учетом необходимости обеспечения трудовых прав работников в пользовании трудовой книжкой и соблюдения надлежащего порядка ведения книги учета трудовых книжек законодательство не запрещает передачу трудовых книжек работников на хранение в другое место в рамках гражданско-правового договора.
В случае ведения кадрового учета работодателя сторонней организацией вопросы, связанные с хранением трудовых книжек работников, могут быть рассмотрены в рамках гражданско-правового договора наряду с оказанием услуг по ведению кадрового учета.
Также необходимо учитывать, что трудовые книжки содержат персональные данные работников и в случае передачи их на хранение следует соблюдать положения гл. 14 ТК РФ и Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».
Однако имеется мнение, что трудовые книжки должны храниться только у работодателя в силу п. 45 Правил N 225.
Отметим, что в 2020 г. осуществляется переход на ведение сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде (электронные трудовые книжки). По 31.10.2020 включительно работодатели уведомляют работников о праве отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном виде. Соответствующее заявление работники представляют до 2021 г. (ст. 66.1 ТК РФ, п. 4 ст. 1, ч. 1, 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887).
В соответствии с ч. 3 ст. 2 Федерального закона N 439-ФЗ предусмотрена возможность выдачи работнику на руки трудовой книжки при условии подачи таким работником письменного заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. В данном случае работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки данного работника.
С учетом изложенного полагаем возможным хранение трудовой книжки у работника при условии ведения работодателем сведений о его трудовой деятельности в электронном виде. В случае если работник не отказывался от ведения трудовой книжки в бумажной форме, с учетом совокупности вышеуказанных норм, полагаем, что хранение трудовой книжки у работника будет являться неправомерным.
П.С. Сергеев
Департамент социального развития
Правительства Российской Федерации
