Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется?
Организация может учесть расходы по налогу на прибыль на основании электронных скан-копий документов, подписанных ЭЦП, однако при отсутствии подлинников она несет существенные риски.
Расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии их связи с деятельностью, направленной на получение дохода. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Из указанной нормы следует, что НК РФ не содержит строгого перечня документов, подтверждающих те или иные расходы для цели налогообложения прибыли, но указывает на то, что они должны соответствовать действующему законодательству (Письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).
Организация налогового учета в целях налогообложения прибыли должна осуществляться организацией в соответствии с положениями НК РФ, Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) и Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ) (Письмо Минфина России от 29.06.2018 N 03-03-06/1/45251).
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
При этом подлинником документа является первый или единичный его экземпляр (п. 3.1 Национального стандарта РФ «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)).
Поэтому в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.
Электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).
При этом электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
Сканирование документа — это получение его электронного образа. Электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе (п. 12 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100).
Следует учесть, что при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.
По мнению контролирующих органов, возможно представление в налоговый орган информации по ТКС в виде скан-образа текста, подписанного главным бухгалтером, в виде файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (Письмо ФНС России от 24.05.2019 N ЕД-4-2/9885@).
Электронный скан-образ документа, подписанный ЭЦП, является по сути заверенной копией документа, которым организация вправе подтвердить свои расходы в целях налога на прибыль (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 03.11.2015 N Ф05-14748/2015 по делу N А41-39387/14).
Следует учитывать, что согласно позиции Минфина России использование в бухгалтерском учете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета правомерно. При этом руководитель экономического субъекта должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (Письмо Минфина России от 13.05.2020 N 03-03-07/38785).
Однако необходимо учитывать, что существует и противоположное мнение, согласно которому подтверждать расходы при исчислении налога на прибыль таким документом неправомерно (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 25.05.2017 N Ф06-20782/2017 по делу N А57-157/2016).
Также встречается позиция, согласно которой отсканированные копии документов, подписанные ЭЦП, могут подтверждать расходы налогоплательщика только при наличии электронного документооборота между организациями (Письмо Минфина России от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456).
