Нужно ли оформить заявление о выдаче вкладыша в трудовую книжку?
Для оформления вкладыша в трудовую книжку заявление работника не обязательно. Работодатель вправе потребовать данное заявление, когда оно необходимо для подтверждения выдачи и использования бланка либо для подтверждения волеизъявления работника по оплате расходов на приобретение вкладыша в трудовую книжку.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила).
В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 38 Правил).
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).
Действующее законодательство не содержит нормы, предусматривающей обязательное оформление заявления работника о выдаче вкладыша в трудовую книжку.
Тем не менее работодатель вправе запросить от работника заявление о выдаче вкладыша в трудовую книжку, если данное заявление, согласно локальным нормативным актам работодателя, необходимо для подтверждения выдачи и использования бланка вкладыша к трудовой книжке, поскольку они являются документами строгой отчетности (п. 42 Правил), их использование должно быть обоснованным. В таком случае данное заявление будет являться основанием для выдачи вкладыша в трудовую книжку.
Еще одним основанием, по которому работодатель может потребовать от работника оформления заявления о выдаче вкладыша, является необходимость его волеизъявления о том, каким образом будут оплачены расходы на приобретение вкладыша в трудовую книжку. В силу п. 47 Правил при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных п. п. 34 и 48 Правил.
Соответственно, если работодатель взимает с работников плату за выдачу трудовой книжки или вкладыша к ней, без такого заявления работодатель не вправе удерживать из заработной платы работника стоимость вкладыша (ст. 137 ТК РФ, Письмо Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1).
Таким образом, заявление работника о выдаче вкладыша в трудовую книжку должно содержать просьбу работника о выдаче вкладыша с указанием причины, по которой необходима его выдача, и просьбу о списании стоимости вкладыша из заработной платы либо указание на то, что вкладыш будет оплачен наличным либо безналичным расчетом.
Пример. Образец заявления при оформлении вкладыша в трудовую книжку
Директору «Наименование организации»
Ф.И.О. директора
от (указать должность работника)
Ф.И.О. работника
Заявление
В связи с тем что в трудовой книжке (номер), выданной (дата) на мое имя, полностью заполнены все страницы раздела (название раздела), прошу выдать вкладыш в трудовую книжку.
Стоимость вкладыша, приобретенного работодателем для меня, в размере (указать сумму, потраченную работодателем) прошу удержать из моей заработной платы за (указать месяц, из зарплаты которого будет удерживаться сумма).
Дата заявления Подпись (расшифровка)
Отметим, что в 2020 г. осуществляется переход на ведение сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде (электронные трудовые книжки). По 31.10.2020 включительно работодатели уведомляют работников о праве отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном виде. Соответствующее заявление работники представляют до 2021 г. (ст. 66.1 ТК РФ, п. 4 ч. 1, ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887).
В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
