Нужен ли путевой лист при аренде автомобиля для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли у арендатора?
Оформленный надлежащим образом путевой лист является одним из документов, подтверждающих экономическую оправданность произведенных затрат (в частности, на арендную плату и ГСМ) при расчете налога на прибыль у арендатора. При этом налогоплательщики, на которых не распространяются положения Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ N 152), могут использовать иные документы.
Аренда транспортного средства может осуществляться с экипажем (с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации) (ст. ст. 632 — 641 ГК РФ) и без экипажа (аренда транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации) (ст. ст. 642 — 649 ГК РФ).
По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ).
В течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа арендатор обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. ст. 644, 646 ГК РФ).
В составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, налогоплательщик имеет право учесть расходы при их соответствии требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.
Так, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Расходы на арендную плату могут подтверждаться следующими документами: договором аренды, графиком арендных платежей, актом приема-передачи автомобиля, документами, подтверждающими уплату арендной платы.
Наличие путевого листа, содержащего обязательные реквизиты, утвержденные Приказом N 152, является фактическим подтверждением использования организацией арендованного транспортного средства в целях организации, а также конкретных расходов, понесенных ею, в частности, на арендную плату и ГСМ.
Расходы организации по договору аренды транспортного средства могут быть учтены в составе расходов при условии, что оно используется в деятельности организации (ст. 252, пп. 10, 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Налогоплательщики, на которых положения Приказа N 152 не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли. Вместе с тем правомерно использовать иные документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, подтверждающие произведенные расходы и их связь с деятельностью, направленной на получение дохода (Письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@).
В.В. Ковальчук,
советника государственной
гражданской службы РФ
3 класса
См. также: Как оформляется путевой лист при аренде автомобиля?
