Можно ли перейти на электронный документооборот с контрагентом, если письменное соглашение о его применении не заключено? Возникают ли риски при принятии расходов по налогу на прибыль и вычету НДС?
Соглашение об электронном взаимодействии требуется в случаях применения простой и (или) неквалифицированной электронной подписи.
Для обмена счетами-фактурами в электронной форме необходимо согласие сторон сделки. Отсутствие соглашения с контрагентами может вызвать споры с контролирующими органами в части признания расходов по налогу на прибыль и применения вычетов по НДС.
Первичный учетный документ может быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)).
Оформление первичных документов в электронной форме
Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ). На данный момент такие стандарты еще не утверждены.
До принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ) вид электронной подписи (Письмо Минфина России от 13.07.2020 N 03-03-06/1/60739).
Двусторонний первичный документ, составленный в электронной форме, должен быть подписан электронными подписями обеих сторон сделки (Письмо ФНС России от 23.04.2018 N ЕД-4-15/7760).
Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).
Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Банка России (далее — нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем.
Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям ст. 9 Закона N 63-ФЗ (ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).
Письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю (п. 1 ст. 160 ГК РФ).
Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа (в том числе электронного), подписанного сторонами, или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными в соответствии с правилами абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК РФ (п. 2 ст. 434 ГК РФ).
Таким образом, хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя усиленную либо простую электронную подпись, при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ.
Также Минфин России допускает использование в бухгалтерском учете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета. При этом руководитель экономического субъекта как лицо, организующее ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (Письмо Минфина России от 13.05.2020 N 03-03-07/38785).
Оформление документов в электронной форме в налоговых правоотношениях
По требованию налогового органа документы могут быть представлены налогоплательщиком лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.
Представление документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, осуществляется по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.
В случае представления истребуемых документов в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи такие документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи установлен Приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н (далее — Порядок N 174н).
Форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронной форме утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (п. 9 ст. 169 НК РФ).
В случае выставления счета-фактуры в электронной форме с использованием телекоммуникационных каналов связи основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ, является счет-фактура в электронной форме в утвержденном формате, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица продавца (п. 1.2 Порядка N 174н).
Выставление и получение счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи осуществляются через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (п. 1.3 Порядка N 174н).
Создание документа в электронной форме, выполняющего функции акта приема-передачи, возможно по форматам, утвержденным следующими Приказами ФНС России:
от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@ «Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме»;
от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме»;
от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ «Об утверждении формата счета-фактуры, формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме».
Таким образом, законодательство о налогах и сборах предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (п. п. 5.1, 7 ст. 23, ст. ст. 78 — 79, п. п. 1, 5 ст. 80, п. 10 ст. 431, п. п. 6, 9 ст. 169 НК РФ).
При этом в части применения электронных счетов-фактур способ выражения взаимного согласия сторон сделки на составление счета-фактуры в электронном виде НК РФ не регулирует. Такое согласие может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил поведения (обычаев делового оборота), в том числе посредством обмена документами, без составления одного документа, подписанного сторонами, выполнения действий, свидетельствующих о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде, и т.п. (Письмо Минфина России от 01.08.2011 N 03-07-09/26).
Специальных требований в отношении порядка согласования волеизъявления сторон не установлено (Письмо ФНС России от 24.10.2018 N ЕД-4-15/20755).
Организации самостоятельно определяют порядок ведения ЭДО.
Также следует уделить внимание выбору оператора электронного документооборота и заключить с ним договор. Именно через него осуществляется процесс отправки и получения электронных документов.
Обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью операторов электронного документооборота, которые руководствуются Приказом ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@.
Оператором электронного документооборота является российская организация, соответствующая Требованиям к оператору электронного документооборота, утвержденным Приказом ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/76@, и осуществляющая деятельность по обеспечению электронного документооборота. Перечень организаций — операторов электронного документооборота размещен на сайте ФНС России по адресу https://www.nalog.ru/rn77/taxation/submission_statements/operations/.
Далее необходимо организовать работу в организации по внедрению электронного документооборота:
разработать и утвердить его порядок;
определить перечень лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов;
закрепить в учетной политике организации правила применения электронного документооборота, а также выбор используемого вида электронной подписи.
Для того чтобы документы, подписанные простой или усиленной неквалифицированной ЭП, имели юридическую силу, необходимо заключать дополнительные соглашения, где следует прописать дополнительные условия признания таких документов равнозначными подписанным собственноручно. Электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи может быть организован хозяйствующими субъектами при наличии между ними юридически действительного соглашения, условия которого соответствуют требованиям Закона N 63-ФЗ (Письмо ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372).
Расходы, учитываемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации (ст. 252 НК РФ).
Данные налогового учета должны быть документально подтверждены, в частности, первичными учетными документами (включая справку бухгалтера) (ст. 313 НК РФ).
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом форма первичного учетного документа должна содержать обязательные реквизиты.
К числу обязательных реквизитов первичного документа относится подпись (подписи) лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица (лиц) (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
В целях подтверждения расходов по налогу на прибыль аутентичность электронного первичного документа, подписанного простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена наличием в соответствующем соглашении между контрагентами порядка проверки электронных подписей (Письмо ФНС России от 19.05.2016 N СД-4-3/8904).
Подготовлено на основе материала
И.В. Просекова,
советника государственной
гражданской службы РФ
2 класса
