Можно ли в трудовом договоре с дистанционным работником указать фиксированную выплату компенсации его расходов без подтверждающих документов? Каков порядок налогообложения данной выплаты?
Размер, порядок и сроки выплаты компенсации расходов дистанционному работнику в связи с использованием личного оборудования в рабочих целях определяются трудовым договором.
Указанная компенсация не облагается НДФЛ, страховыми взносами и учитывается в расходах в целях налога на прибыль организаций.
Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (ст. 312.1 ТК РФ).
Порядок выплаты компенсации за использование дистанционным работником принадлежащего ему оборудования
Порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе (ст. 312.3 ТК РФ).
Тем самым основанием для выплаты компенсации за использование дистанционными работниками своего имущества является трудовой договор о дистанционной работе.
В трудовом договоре рекомендуется отразить наименование имущества работника, используемого для выполнения дистанционной работы, права работника на это имущество (собственность, аренда).
Каких-либо ограничений в отношении размера компенсации, порядка ее расчета не установлено.
При этом необходимость использования имущества работника и размер компенсации за использование имущества должны быть экономически обоснованны. Например, расчет компенсации за использование имущества работника может быть произведен исходя из сумм амортизации соответствующего имущества.
Налогообложение компенсации за использование оборудования
Выплаты, производимые в соответствии со ст. 312.3 ТК РФ за использование в интересах работодателя имущества работника, в размере, определенном трудовым договором, являются установленными законодательством компенсационными выплатами, связанными с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, и освобождаются от обложения:
НДФЛ — на основании п. 1 ст. 217 НК РФ;
страховыми взносами — на основании абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.
Компенсация за использование дистанционным работником принадлежащего ему имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 N 03-03-04/4/186).
С.В. Разгулина,
действительного
государственного советника
Российской Федерации
3 класса
