Когда произвести расчет, оформить приказ и выдать трудовую книжку работнику, если его последний день работы является выходным для бухгалтерии?
Рекомендуем произвести окончательный расчет и выдать трудовую книжку в последний день работы работника. Такая позиция следует из разъяснений Роструда 2012 г. Однако в 2018 г. Минтруд России представил иную позицию по данному вопросу. Приказ об увольнении можно издать в день увольнения либо заранее.
Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность).
В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или представить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя. В случае если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или представить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 66.1, ч. 4, 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Отметим, что в 2020 г. осуществляется переход на ведение сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде (электронные трудовые книжки). По 31.10.2020 включительно работодатели уведомляют работников о праве выбора ведения трудовой книжки в прежнем порядке либо в электронном виде. Соответствующее заявление работники представляют до 2021 г. (ст. 66.1 ТК РФ, п. 4 ч. 1, ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887). Если работник откажется от ведения трудовой книжки в бумажном виде, то при увольнении ему будут предоставлены указанные сведения о трудовой деятельности у данного работодателя на бумажном носителе или в форме электронного документа (ч. 5 ст. 66.1, ч. 4, 6 ст. 84.1 ТК РФ).
При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете (ст. 140 ТК РФ). При этом срок расчета при прекращении трудового договора не может быть изменен по соглашению работника и работодателя (Апелляционное определение Омского областного суда от 30.05.2019 по делу N 33-3120/2019).
То есть единственным основанием невыплаты таких сумм может быть отсутствие работника на рабочем месте в день увольнения.
Если последний день срока трудового договора приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (ч. 4 ст. 14 ТК РФ).
Вопрос применимости ч. 4 ст. 14 ТК РФ к рассматриваемой ситуации в настоящее время является неоднозначным.
Так, из Письма Роструда от 18.06.2012 N 863-6-1 следует, что если трудовой договор прекращается с работником, которому установлен сменный режим рабочего времени, то датой прекращения трудового договора является дата последнего рабочего дня этого работника, в том числе выпадающая на выходной или нерабочий праздничный день.
Однако в 2018 г. Минтруд России, ссылаясь на ч. 4 ст. 14 ТК РФ, разъяснил, что если последний рабочий день работника, согласно его сменному графику работы, приходится на субботу, а для бухгалтерии и отдела кадров суббота — выходной день, то окончательный расчет и трудовую книжку работник должен получить в понедельник (Письмо Минтруда России от 25.10.2018 N 14-2/ООГ-8496).
Отметим, что нормы трудового законодательства не содержат условий для выдачи трудовой книжки увольняющемуся работнику, в том числе с его согласия, досрочно, до дня прекращения трудового договора.
За задержку выплат предусмотрена административная ответственность по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ, а также ответственность по ст. 236 ТК РФ. В связи с этим рекомендуем руководствоваться разъяснениями Роструда 2012 г. как менее рисковыми. Соответственно, произвести окончательный расчет и выдать трудовую книжку работнику следует в его последний день работы (то есть в субботу), даже если этот день является нерабочим для бухгалтерии и кадровой службы и работников этих служб придется привлекать к работе в выходной день.
Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора следует оформить по унифицированной форме Т-8 либо по форме, утвержденной в организации с учетом ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
При этом приказ об увольнении по общему правилу издается в день увольнения, но может быть издан и до даты увольнения (но дата увольнения остается прежней).
Для осуществления выплат увольняющемуся сотруднику также составляется записка-расчет (можно воспользоваться унифицированной формой Т-61, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или самостоятельно разработанным документом) за подписью работника кадровой службы и бухгалтера и в нее вносятся реквизиты приказа о прекращении (расторжении) трудового договора.
Следует учесть, что по 31.03.2021 работодатели согласно Перечню, утвержденному Приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 241, и работники (кроме некоторых категорий) могут добровольно участвовать в эксперименте по использованию электронных (без дублирования на бумажном носителе) кадровых документов, в отношении которых предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись (ч. 1, 4 — 6 ст. 1, ст. 3, ч. 1 ст. 5 Закона от 24.04.2020 N 122-ФЗ, п. п. 6, 7 Положения, утв. Приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 240н, Приложение N 3 к Положению N 240н).
