Какой цвет чернил используется для подписания и заполнения документов в организации?
Первичные документы и локальные нормативные акты организации, в том числе приказы, распоряжения, могут подписываться ручкой любого цвета.
Для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов, в том числе иметь определенный набор реквизитов.
Регламентирующим документом при составлении организационно-распорядительных документов является ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст). В целях применения ГОСТ Р 7.0.97-2016 также разработаны Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (разработаны ВНИИДАД). Кроме того, требования к оформлению документов, в том числе организационно-распорядительной документации, установлены ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст), которым устанавливаются термины, в том числе рекомендуемые для применения во всех видах такой документации.
Ни один из вышеуказанных актов не содержит каких-либо требований к цвету и составу чернил подписантов.
Такого рода требования встречаются в ведомственных нормативных актах и они могут отличаться друг от друга.
Так, например, при заполнении дипломов о среднем профессиональном образовании и их дубликатов подписи председателя ГЭК, руководителя проставляются чернилами, пастой или тушью черного, синего или фиолетового цвета (п. 10 Порядка, утв. Приказом Минобрнауки России от 25.10.2013 N 1186).
В случае представления в регистрирующий орган формы заявления о регистрации юридического лица, заполняемого вручную, заполнение осуществляется чернилами черного цвета (п. 1.1 Требований к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган, утв. Приказом ФНС России от 25.01.2012 N ММВ-7-6/25@).
Документы, создаваемые в Следственном комитете, оформляются на бланках с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета (п. 3.1.3 Инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации, утв. Приказом СК России от 18.07.2012 N 40) и т.д.
Действующее законодательство не предъявляет специальных требований, касающихся цвета чернил, ни к первичным документам, ни к локальным нормативным актам работодателя.
В настоящее время действующее до 01.01.2022 Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, предусматривает, что записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве (п. 2.8).
Как видно из перечисленного, каких-либо ограничений и/или специальных требований к цвету чернил нет, кроме применения простого карандаша.
Также в Письме УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 N 16-15/104968@ отмечается, что налоговое законодательство не содержит запретов и ограничений в части подписания документов перьевыми или гелевыми ручками.
Требования, предъявляемые законом к форме гражданско-правового договора, содержатся в ст. ст. 160, 162 и 168 ГК РФ. Требований к цвету чернил при подписании договора также нет.
Специальных требований к цвету чернил при подписании работодателем локальных актов, в том числе приказов, распоряжений, трудовое законодательство также не предъявляет. В то же время, например, записи в трудовой книжке должны производиться перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).
Таким образом, в настоящее время отсутствуют нормативные документы, которые регламентируют хозяйствующим субъектам использовать при подписании первичных документов и локальных нормативных актов, в том числе приказов, распоряжений, специальный цвет чернил. Уполномоченные лица организации, подписывая документы, могут пользоваться любым цветом чернил. Руководитель организации в локальных нормативных актах (регламентах издания распорядительных документов, выдачи доверенностей, ведения переписки и т.п.) может установить требования к форме представления оригинала и средствам его изготовления, в том числе к чернилам, их цвету, ручкам, печатающим устройствам и т.п., не противоречащие действующему законодательству.
