Какой установлен порядок хранения документов по личному составу?
Документы по личному составу должны храниться в течение срока, установленного законодательством. Архив документов должен размещаться в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Доступ к документам по личному составу должен иметь определенный распорядительным документом круг лиц.
К документам по личному составу относятся архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ)).
К документам по личному составу относятся (п. 1.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций):
1)документы о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда;
2)документы по учету кадров;
3)документы по расчетам заработной платы и других выплат;
4)документы по охране труда.
Документы о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда, включают в себя документы о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, увольнении, отпусках, аттестации работников, присвоении классных чинов, разрядов, званий и другое, поощрении и награждении, дисциплинарных взысканиях, направлении в командировку работников. К ним относятся: организационно-распорядительные документы по личному составу (приказы, распоряжения, трудовые договоры (служебные контракты)).
К документам по учету кадров относятся личные карточки работников (форма Т-2, Т-2ГС(МС), Т-4), трудовые книжки, личные дела, журналы учета, невостребованные подлинные личные документы.
К документам по личному составу относятся также:
документы по расчетам заработной платы и другим выплатам: табели учета рабочего времени, лицевые счета, платежные (расчетно-платежные) ведомости, акты выполненных работ и др.;
документы по охране труда, в том числе подтверждающие право на льготы: списки работающих на производстве с вредными и/или опасными условиями труда, табели, наряды-допуски, путевые листы, акты, заключения о расследовании несчастных случаев (аварий) на производстве и др.
Сроки хранения документов
Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет, законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., — 50 лет. По истечении сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности документов (ч. 1 — 3 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).
Указанные сроки хранения не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).
Например, иной срок хранения — пять лет — установлен для следующих документов (Перечень, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее — Перечень)):
документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников (ст. 405);
отчеты работников о командировках (ст. 452).
Перечнем установлены и другие сроки хранения документов, в частности:
списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающих и обезвреживающих средств, молока и другого питания — 1 год (ст. 428);
графики предоставления отпусков — 3 года (ст. 453).
Коллективные договоры должны храниться постоянно. Срок хранения коллективных договоров в организациях, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет (ст. 386 Перечня, Сноска 1 к Перечню, п. 4.3 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Требования к помещениям для хранения документов
Архив должен размещаться в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания (п. 2.16 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила)).
К помещениям архива относятся (п. 2.16 Правил):
хранилища для хранения документов;
помещения для приема, временного хранения документов;
помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
рабочие комнаты работников архива.
Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды (п. 2.17 Правил).
Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.
Архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам (п. 2.19 Правил).
Распорядительным документом организации должен быть установлен круг лиц, имеющих доступ к документам по личному составу (ч. 1 ст. 25 Закона N 125-ФЗ, п. п. 1, 3 ст. 3, п. 6 ч. 2 ст. 19 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»).
А.А. Бердинских
Государственная инспекция труда
в Кировской обл.
См. также: Какие приказы входят в состав личных дел и каковы сроки их хранения (в том числе приказов на отпуск)?
