Каков срок хранения должностных инструкций?
Должностные инструкции работников (индивидуальные) хранятся в организации 50/75 лет, а типовые — 3 года после их замены новыми.
Должностная инструкция, несмотря на отсутствие упоминания о ней в трудовом законодательстве, является важным документом, содержанием которого являются не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Юридические лица независимо от формы собственности, а также граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ)).
Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, а законченные делопроизводством после 01.01.2003 — 50 лет. Данные сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. По истечении указанных сроков документы подлежат уничтожению (ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ; п. п. 4.1, 4.3, 4.8 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Однако указанные сроки не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых специальными перечнями архивных документов установлен иной срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).
Индивидуальные должностные инструкции (регламенты) работников хранятся в организации 50/75 лет, а типовые — 3 года после их замены новыми (ст. ст. 442, 443 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
Ю.В. Страховой
Федеральная служба
по труду и занятости
См. также:
Кто утверждает и подписывает должностные инструкции в организации?
Обязательно ли нумеровать должностные инструкции и существуют ли требования к такой нумерации?
Каковы сроки хранения трудовых договоров и личных дел работников?
Обязан ли работодатель составлять должностные инструкции на каждого работника в отдельности или он вправе составить одну инструкцию на соответствующую должность?
