Каков срок действия копии трудовой книжки, заверенной работодателем? Нужно ли вести учет выдачи копий трудовых книжек работников?
Трудовым законодательством не установлен срок действия копии трудовой книжки, заверенной работодателем. Однако его необходимо уточнять по месту требования.
Работодатель не обязан вести учет выдачи копий трудовых книжек работников.
Копию трудовой книжки, заверенную надлежащим образом, работодатель обязан выдать безвозмездно не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Копия заверяется в соответствии с п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст).
Срок действия копии трудовой книжки
Срок действия копии трудовой книжки, заверенной работодателем, трудовым законодательством не установлен (ст. 62 ТК РФ).
По общим правилам копия трудовой книжки отражает содержание данного документа в момент ее изготовления. Соответственно, заверенная работодателем копия трудовой книжки соответствует оригиналу этого документа на дату ее заверения. Так, если на следующий день в трудовую книжку будет внесена очередная запись или исправление, копия уже не будет соответствовать оригиналу.
При этом следует учесть, что срок действия копии трудовой может быть установлен организацией или органом, в который ее необходимо представить. Например, банки, как правило, ограничивают срок действия копии трудовой книжки (которая является одним из документов, представляемых для получения кредита) одним месяцем после даты ее заверения. Поэтому срок действия копии трудовой книжки рекомендуется уточнять по месту требования.
Порядок учета выдачи копий трудовых книжек
Порядок ведения работодателями трудовых книжек работников регулируется следующими нормативными документами:
ТК РФ (ст. ст. 65, 66, 84.1 и др.);
Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила));
Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция)).
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся (п. 40 Правил, Приложение N N 2, 3 к Постановлению N 69):
а)приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б)книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Однако указанные нормативно-правовые акты не содержат требования по ведению учета выдачи копий трудовых книжек работников. Кроме того, трудовым законодательством не предусмотрены и формы указанных документов.
Следовательно, трудовое законодательство не обязывает работодателя вести учет выдачи копий трудовых книжек работников.
Отметим, что в 2020 г. осуществляется переход на ведение сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде (электронные трудовые книжки). По 31.10.2020 включительно работодатели уведомляют работников о праве отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном виде. Соответствующее заявление работники представляют до 2021 г. (ст. 66.1 ТК РФ, п. 4 ч. 1, ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887).
Если работник откажется от ведения трудовой книжки в бумажном виде, то по его заявлению в срок не позднее трех рабочих дней работодатель должен будет предоставить ему сведения о трудовой деятельности способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя)) (ч. 4, 5 ст. 66.1 ТК РФ, п. 1.2 Порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)» и формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР), утв. Приказом Минтруда России от 20.01.2020 N 23н).
При необходимости информацию из электронной трудовой книжки работник может выгрузить в виде скана бумажной выписки с портала госуслуг. Выписка является юридически значимым документом, заверенным электронной подписью ПФР (Информация Минкомсвязи России «Электронная трудовая доступна теперь на Едином портале госуслуг»).
