Вопрос: Обязана ли организация хранить представляемые на каждого работника копии форм СЗВ-6-4? Если обязана, то в течение какого времени?
Ответ: По нашему мнению, организация обязана хранить формы СЗВ-6-4 в течение 5 лет.
Обоснование: Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица отражаются в форме СЗВ-6-4 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица» (утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п). Эта форма должна заполняться на каждого работника организации и представляться в территориальные органы ПФР каждый отчетный период в составе сведений индивидуального (персонифицированного) учета.
Копии сведений индивидуального (персонифицированного) учета должны храниться у организаций. Хранение копий должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности п. 3 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
Согласно ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.
Статьей 898 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень), предусмотрено, что документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников должны храниться 5 лет.
При этом заметим, что согласно ст. 905 Перечня срок хранения индивидуальных сведений о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица составляет 75 лет.
Форма СЗВ-6-4 утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п в составе форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования. Следовательно, эта форма, на наш взгляд, относится к документам по персонифицированному учету работников и в силу ст. 898 Перечня должна храниться 5 лет.
Также заметим, что согласно ст. 905 Перечня срок хранения индивидуальных сведений о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица составляет 75 лет.
Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица отражаются в формах СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, утвержденных Постановлением Правления ПФР N 192п (это следует как из назначения, так и из содержания этих форм). Поэтому эти формы в силу ст. 905 Перечня следует хранить 75 лет.
Д.И.Шофман
ООО «ФондИнфо»
04.12.2013
