Каков порядок ведения трудовых книжек индивидуальным предпринимателем?
Индивидуальный предприниматель обязан вести трудовые книжки, в том числе электронные, на каждого работника в порядке, установленном ТК РФ и иными нормативными правовыми актами.
Вопросы ведения трудовых книжек в настоящее время регулируются ТК РФ, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).
Работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном ТК РФ и иными НПА РФ, за исключением случаев, когда трудовая книжка не ведется (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил).
Порядок ведения бумажных трудовых книжек в бумажной форме ИП
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 4 Правил).
При ее оформлении вносятся, в частности, сведения об образовании, профессии, специальности — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) (пп. «б» п. 9 Правил).
В разделе сведений о работе необходимо указывать полное наименование работодателя — индивидуального предпринимателя, а также его сокращенное наименование (при его наличии). В графе 3 делается запись о принятии или назначении, наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками (п. 3.1 Инструкции).
Таким образом, запись о наименовании должности производится в соответствии со штатным расписанием и на основании приказа о приеме на работу.
В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей (п. 30 Правил).
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил) (п. 35 Правил).
При этом проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в случаях, предусмотренных абз. 1 п. 35 и абз. 4 п. 41 Правил, осуществляется при наличии печати.
Если у индивидуального предпринимателя отсутствует печать, то записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы у индивидуального предпринимателя, заверяются подписью работодателя (индивидуального предпринимателя) или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил) (Разъяснение по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках», утв. Приказом Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).
Порядок ведения электронных трудовых книжек
В 2020 г. осуществляется переход на ведение сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде (так называемые электронные трудовые книжки). По 31.10.2020 включительно индивидуальный предприниматель должен уведомить работников о праве отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном виде. Соответствующее заявление работники представляют до 2021 г. (ст. 66.1 ТК РФ, п. 4 ст. 1, ч. 1, 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887).
Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности, индивидуальный предприниматель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ, Письмо Минтруда России от 12.02.2020 N 14-2/В-150).
Запись о выдаче трудовой книжки должна быть заверена подписью индивидуального предпринимателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (при наличии) и подписью самого работника (ч. 3 ст. 2 Закона N 439-ФЗ, Письмо Минтруда России от 16.03.2020 N 14-2/В-267).
Если работник откажется от ведения трудовой книжки в бумажном виде, то при увольнении ему должны быть предоставлены указанные сведения о трудовой деятельности у данного индивидуального предпринимателя (по форме СТД-Р) (ч. 5 ст. 66.1, ч. 4, 6 ст. 84.1 ТК РФ, Приложение N 1 к Приказу Минтруда России от 20.01.2020 N 23н).
Кроме того, с 01.01.2020 работодатели обязаны представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников.
Сведения передаются в ПФР по месту регистрации индивидуального предпринимателя (по форме СЗВ-ТД), если было осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод на другую постоянную работу, увольнение) либо работником подано заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (п. 2 ст. 2, п. 2.1 ст. 6, п. п. 1, 2.4, 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», п. 1 Постановления Правительства РФ от 26.04.2020 N 590, п. 1.4 Порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п).
При представлении сведений о трудовой деятельности впервые в отношении работника индивидуальный предприниматель одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 г. В случае отсутствия кадровых мероприятий в 2020 г. такие сведения представляются не позднее 15 февраля 2021 г. (пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, п. 1.7 Порядка N 730п).
Г.Г. Садуевой
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
