Каков общий порядок утверждения документов в организации?
Утверждение документа осуществляется посредством проставления грифа утверждения и может производиться должностным лицом, обладающим соответствующими полномочиями, путем издания распорядительного документа, решением коллегиального органа.
Гриф утверждения входит в перечень реквизитов документа (разд. 4 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016)).
Утверждение документа может производиться посредством (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016):
утверждения должностным лицом;
издания соответствующего распорядительного документа (постановления, решения, приказа, распоряжения);
решения коллегиального органа.
Все способы утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Гриф утверждения всегда располагается справа в верхней части первого (титульного) листа документа. Повторять гриф на каждой странице документа не нужно. Независимо от того, как утвержден документ, в грифе обязательно содержится дата утверждения. Строки грифа выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Обычно утверждение документов входит в компетенцию первого лица организации — генерального директора. Однако если в организации есть подразделения (департаменты, дирекции, управления), право на утверждение некоторых документов может быть передано руководителям этих подразделений (например, по доверенности). Гриф утверждения оформляется каждый раз одинаково независимо от того, кто утверждает документ.
Кроме того, следует учитывать, что для некоторых документов законодательством установлен особый порядок утверждения. Например, утверждение годового отчета акционерного общества, годовой бухгалтерской отчетности, внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества, относится к компетенции общего собрания акционеров; а утверждение повестки дня общего собрания акционеров, утверждение внутренних документов общества (за исключением внутренних документов, утверждение которых отнесено законом к компетенции общего собрания акционеров, а также иных внутренних документов общества, утверждение которых отнесено уставом общества к компетенции исполнительных органов общества) отнесено к компетенции совета директоров общества (пп. 11, 19 п. 1 ст. 48, пп. 3, 13 п. 1 ст. 65 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).
Утверждение документа должностным лицом
При утверждении внутреннего документа должностным лицом (например, руководителем организации) гриф состоит из слова «утверждаю», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Это самый простой способ утвердить документ. В таком случае документ передается генеральному директору или уполномоченному им лицу, которые, ознакомившись с ним, расписываются в грифе.
Пример. Порядок утверждения документа должностным лицом
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Панацея»
Волков Д.А.
17 августа 2020 г.
Обычно этот способ используют при утверждении должностных инструкций, положений об отделах, актов проверок и ревизий, отчетов и др., то есть при утверждении тех документов, которые не требуют дополнительных пояснений.
Утверждение документа путем издания распорядительного документа
Такой вид утверждения используется в том случае, когда, например, требуются дополнительные действия, разъяснения. Например, ознакомить всех работников организации с регламентом или одновременно отменить действующий ранее документ.
На практике документы могут утверждаться приказом, постановлением, решением, распоряжением.
Например, приказом утверждается какой-либо регламент. Также в приказе указываются перечень работников, до сведения которых должны быть доведены приказ и регламент, и срок, в течение которого это должно быть сделано. Именно поэтому утверждение приказа путем издания распорядительного документа особенно актуально для компаний, которые имеют развитую сеть филиалов. В приказе обычно указываются Ф.
