Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?
Внутренний документооборот организации регулируется локальными актами организации, электронный документооборот с контрагентами регулируется соглашением между сторонами. Если электронный документооборот организуется с государственными (контролирующими) органами, то необходимо действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной сферы.
Электронный документооборот представляет собой способ обмена и работы с документами, оригиналы которых формируются в электронном виде. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы подписываются электронной подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе при соблюдении определенных условий (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ)).
Несмотря на актуальность и эффективность применения электронного документооборота в современной финансово-хозяйственной деятельности как организаций, так и государственных органов единый нормативный акт, регулирующий внедрение электронного документооборота, отсутствует.
Информационное взаимодействие федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, государственных внебюджетных фондов посредством обмена документами в электронном виде осуществляется в порядке, установленном Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 N 1494.
Специальным нормативным правовым актом, регулирующим отношения, возникающие при применении информационных технологий, — Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее — Закон N 149-ФЗ) — предусматривается, что в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами (ч. 4 ст. 11 Закона N 149-ФЗ).
Электронные документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд. Требования к правилам хранения электронных документов, их учету и порядку комплектования архива электронными документами установлены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (п. п. 2.1, 2.30 — 2.33, 2.35, 2.39 — 2.41, 2.47, 3.3, 3.4, 4.13, 4.15, 4.19, 4.26, 4.31, 4.34 Приложения к Приказу Минкультуры России N 526).
Применение электронной подписи
Для того чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.
Электронная подпись может быть простой и усиленной (неквалифицированной и квалифицированной) (ч. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).
Квалифицированная подпись имеет ключ проверки электронной подписи, указанный в квалифицированном сертификате.
При использовании неквалифицированной электронной подписи сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи может быть обеспечено без использования сертификата ключа проверки электронной подписи (ч. 4, 5 ст. 5 Закона N 63-ФЗ).
Обратите внимание! Квалифицированные сертификаты, которые действовали на 01.04.2020 и срок действия которых истек до 01.08.2020, по прекращении действия должны были быть заменены на аналогичные сертификаты, действующие еще 3 месяца. Срок действия ключей электронной подписи также подлежал продлению (ст. ст. 19.3, 21 Федерального закона от 01.04.2020 N 98-ФЗ).
Электронная подпись используется для определения лица, подписывающего информацию, и призвана служить аналогом собственноручной подписи лица в электронной среде. Электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается информация в электронной форме, подписанная (ч. 1 и 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ):
квалифицированной электронной подписью, кроме случая, когда требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе установлено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами;
простой или неквалифицированной электронной подписью в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Банка России или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем.
Если согласно НПА или обычаям делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. При этом законодательством или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью (ч. 3 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).
Требования по размещению, установке средств квалифицированной электронной подписи, а также по обеспечению информационной безопасности при обращении с носителями ключевой информации, содержащими ключи квалифицированной электронной подписи, установлены Руководством, утвержденным Казначейством России.
Электронный документооборот между организациями
Электронный документооборот между организациями ведется по соглашению сторон об обмене электронными документами (ст. 3 Закона N 63-ФЗ). Для осуществления электронного документооборота необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота, установить специальное программное обеспечение, разработать порядок электронного документооборота, назначить ответственных лиц, установить порядок создания, передачи и хранения электронных документов.
При организации электронного документооборота между хозяйствующими субъектами могут применяться виды электронных подписей в соответствии с Законом N 63-ФЗ (Письмо Минфина России от 13.07.2020 N 03-03-06/1/60739).
Электронный документооборот с ФНС России, в том числе по ТКС
Представление отчетности по налогам и страховым взносам в электронном виде
Электронный документооборот с ФНС России охватывает различные документы. Так, электронный документооборот предусмотрен, в частности, при подаче налоговых деклараций (расчетов). При электронном документообороте передача отчетности осуществляется по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика. Форматы и порядок представления налоговых деклараций (расчетов) и прилагаемых к ним документов в соответствии с НК РФ в электронной форме утверждаются ФНС России по согласованию с Минфином России (п. п. 4, 7 ст. 80 НК РФ). Для сдачи отчетности применяется усиленная квалифицированная электронная подпись (п. 3 ст. 80 НК РФ, Приложение к Приказу ФНС России от 04.03.2014 N ММВ-7-6/76@ «Об утверждении Требований к оператору электронного документооборота»).
Представление иных документов в электронной форме
Первичные учетные документы в целях налогообложения в электронной форме могут быть заверены любым видом электронной подписи. В то же время налоговое законодательство предъявляет требование по применению усиленной квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (п. 6 ст. 169, п. 6 ст. 176 НК РФ).
Кроме того, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК РФ). Аналогичный порядок предусмотрен и в представлении истребуемых документов по конкретным сделкам (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Так, например, Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/552@ утвержден формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме; Приказом ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551@ утвержден формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (товарной накладной).
Порядок направления и получения документов, предусмотренных НК РФ и используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, а также представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи утвержден Приказом ФНС России от 16.07.2020 N ЕД-7-2/448@.
Документы (информация) по требованию налогового органа в электронной форме представляются в виде файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом возможно направление в ответ на требование информации в виде текста без физической подписи, по форматам, установленным ФНС России (Письмо ФНС России от 24.05.2019 N ЕД-4-2/9885@).
Законодательство не содержит норм, определяющих обязанность применения налогоплательщиками исключительно форматов первичных учетных документов, которые установлены приказами ФНС России.
Если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, такой документ в рамках проведения налоговых проверок представляется в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (Письмо ФНС России от 06.12.2019 N ЕД-4-15/25049).
Электронный документооборот в бухгалтерском учете
Электронный документооборот принят также и в бухгалтерском учете.
Так, первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Но если по закону или договору требуется представить первичные учетные документы на бумаге другим лицам, государственным органам, то с электронного первичного учетного документа надо за свой счет сделать бумажную копию (ч. 5, 6 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)).
В исключительных случаях в бухгалтерском учете возможно использование скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета (Письмо Минфина России от 13.05.2020 N 03-03-07/38785).
Виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ). До принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом N 63-ФЗ вид электронной подписи (Письмо Минфина России от 13.07.2020 N 03-03-06/1/60739).
Те же правила применяются и в отношении регистров бухгалтерского учета (ч. 6 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).
Следовательно, в налоговую инспекцию, орган статистики и другим пользователям организация вправе направить экземпляры отчетности в электронном виде по ТКС, снабдив их усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя.
Кадровый электронный документооборот
По 31.03.2021 работодатели согласно Перечню, утвержденному Приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 241, и работники (кроме некоторых категорий) могут добровольно участвовать в эксперименте по использованию электронных (без дублирования на бумажном носителе) кадровых документов, в отношении которых предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись. При этом предусмотрен порядок создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, в информационно-аналитической системе «Общероссийская база вакансий «Работа в России». Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности (ч. 1, 4 — 6 ст. 1, ст. 3, ч. 1 ст. 5 Закона от 24.04.2020 N 122-ФЗ, п. п. 6, 7 Положения, утв. Приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 240н, Приложение N 3 к Положению N 240н, п. 1, разд. V(1) Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 25.08.2015 N 885).
Электронный документооборот в судопроизводстве
Электронный документооборот применяется и в судопроизводстве.
Исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, посредством заполнения формы, размещенной на официальном сайте суда в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (ст. 4 АПК РФ, ст. 3 ГПК РФ).
Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием Интернета, а также документы, подписанные ЭП в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором (ст. 75 АПК РФ, ст. 71 ГПК РФ).
Указанные положения процессуального законодательства соотносятся с нормами материального права — п. 2 ст. 434 ГК РФ, в соответствии с которым в качестве письменной формы договора допускается, в частности, обмен электронными документами, передаваемыми по каналам связи. Но при этом должен быть достоверный способ подтверждения того, что адресант такого документа — сторона договора. Электронная подпись как раз выступает одним из таких способов подтверждения.
Таким образом, на сегодня единый закон, регулирующий внедрение электронного документооборота, отсутствует. Внутренний документооборот организации регулируется локальными актами организации, электронный документооборот с контрагентами регулируется соглашением между сторонами, а если электронный документооборот организуется с государственными (контролирующими) органами, то необходимо действовать в соответствии с порядком электронного документооборота, принятым для конкретной сферы.
Подготовлено на основе материала
Л.В. Поповой
ООО «Управляющая компания «КВС»
См. также: Какие правила ведения деловой переписки рекомендуется соблюдать организациям?
