Какие сроки установлены для хранения исполненных платежных поручений?
Для целей бухгалтерского учета исполненные платежные поручения нужно хранить при условии проведения проверки не менее пяти лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были исполнены.
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)).
Платежное поручение — это распоряжение плательщика банку на перевод денежных средств на банковский счет получателя средств (ст. 863 ГК РФ, п. 5.1 Положения, утв. Банком России 19.06.2012 N 383-П).
Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, принимаемыми уполномоченными органами исполнительной власти (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ)).
Конкретные сроки хранения различных документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее — Перечень).
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) подлежат хранению в течение пяти лет. Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу (п. 277 Перечня).
Начало течения срока хранения документов определяется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Это правило относится ко всем документам на бумажных и электронных носителях (ч. 2 ст. 21.1, п. 17 ст. 3 Закона N 125-ФЗ), в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами, в частности системы «Клиент-Банк».
В связи с этим, если платежное поручение исполнено, например, в 2019 г., пятилетний срок его хранения начинает исчисляться с 1 января 2020 г. (ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, ч. 2 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ, п. 1.12 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств (утв. Банком России 19.06.2012 N 383-П), п. 4.1 Инструкции по применению Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Следует отметить, что организация может установить более продолжительные сроки хранения платежных поручений. Данная возможность закреплена, например, в п. 2.2 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденного Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.
