Как учитываются в бухгалтерском учете расходы на проезд по электронному билету на поезд?
Расходы на проезд на железнодорожном транспорте отражаются в бухгалтерском учете на основании контрольного купона электронного проездного документа.
Датой признания таких расходов является дата утверждения авансового отчета. При приобретении билета организацией самостоятельно в бухгалтерском учете используется субсчет 50-3 «Денежные документы».
Контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности (п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322 «Об установлении форм электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте»).
Электронный билет и контрольный купон на поезд дальнего следования содержат следующую обязательную информацию о перевозке пассажира:
дата и время заказа;
номер поезда;
железнодорожные станции отправления и назначения;
дата и время отправления поезда; дата и время прибытия поезда;
номер и тип вагона;
класс обслуживания (категория поезда — если применяется);
номер места в вагоне; наименование и (или) код перевозчика;
признак купе (женское, мужское или смешанное — если применяется);
сведения о пассажире — фамилия, имя, отчество (или инициалы), наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность;
тариф (билет, плацкарта);
итоговая стоимость перевозки (в том числе налог на добавленную стоимость);
форма оплаты;
сборы (если применяются);
дата оформления;
наименование агентства/перевозчика, оформившего билет.
Контрольный купон имеет уникальный номер и является документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли расходы на приобретение билета (Письма Минфина России от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 14.04.2014 N 03-03-07/16777). Дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, не требуется (см. Письма Минфина России от 15.10.2014 N 03-03-07/51936, от 25.08.2014 N 03-03-07/42273).
Если электронный билет оформляется в пункте продажи, то контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) распечатывается и обязательно выдается пассажиру.
Если электронный билет оформляется через Интернет, то контрольный купон обязательно направляется в электронном виде пассажиру.
Приобретение электронных билетов в бухгалтерском учете отражается следующим образом (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).
Если билет приобретен работником:
Дт 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» — Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — стоимость билета признана в расходах на дату утверждения авансового отчета;
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Дт 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» — возмещена стоимость билета.
Если билет приобретен организацией:
Дт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кт 51 «Расчетные счета» — отражена стоимость билетов;
Дт 50-3 «Денежные документы» Кт 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — отражена сумма полученных билетов;
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50-3 «Денежные документы» — выдан работнику под отчет денежный документ — электронный билет;
Дт 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — списана стоимость билета без НДС (на дату утверждения авансового отчета);
Дт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражена сумма НДС со стоимости билета (на дату утверждения авансового отчета).
