Как списать ТМЦ при недостаче?
Порядок списания недостач ТМЦ в бухгалтерском и налоговом учете зависит от вида ТМЦ, причин возникновения недостач, наличия норм естественной убыли и наличия виновных лиц. Подробный порядок учета представлен в обосновании.
Недостача ТМЦ может быть выявлена в ходе инвентаризации (плановой и внеплановой), а также при приемке ТМЦ от поставщиков (транспортных организаций).
Бухгалтерский учет недостач ТМЦ
Недостачи, выявленные при инвентаризации, отражаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты (п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, п. 30 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н (далее — Методические указания N 119н)).
Сумма выявленной недостачи ТМЦ списывается со счетов 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» в размере их фактической себестоимости в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее — Инструкция по применению Плана счетов)).
Затем в зависимости от причины недостачи ТМЦ производится списание с кредита счета 94:
1) по недостачам в пределах норм естественной убыли — в дебет счетов учета затрат (20, 25, 26, 44);
2) по недостачам сверх норм естественной убыли, недостачам ТМЦ, для которых такие нормы не утверждены:
если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, — сумма недостачи взыскивается с этого лица или добровольно вносится (перечисляется) им в кассу (на расчетный счет) организации;
если лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено (или суд отказал во взыскании), — списывается в прочие расходы (субсчет 91-2).
Для расчетов по возмещению причиненного им ущерба с работником — виновником недостачи предназначен субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». Сумма недостачи, подлежащая возмещению виновником (сверх норм убыли), отражается по дебету субсчета 73-2 и кредиту счета 94. При удержании суммы причиненного ущерба из зарплаты работника производится запись по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту субсчета 73-2 (Инструкция по применению Плана счетов).
В отношении недостач и излишков, выявленных при инвентаризации ТМЦ, возникших в результате пересортицы, может быть произведен взаимный зачет. Такой зачет допускается в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственное лицо представляет подробные объяснения инвентаризационной комиссии, которая, в свою очередь, представляет предложение о регулировании выявленных расхождений на рассмотрение руководителя организации. Руководитель организации принимает окончательное решение о зачете, что оформляется его приказом (п. 32 Методических указаний N 119н).
Недостачи, выявленные при приемке поступивших в организацию ТМЦ, учитываются в следующем порядке (п. п. 58, 59, 60 Методических указаний N 119н, Инструкция по применению Плана счетов):
в пределах норм естественной убыли списывается с кредита счета расчетов в корреспонденции с дебетом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — на дату оформления актов по формам М-7, ТОРГ-2, ТОРГ-3 или по самостоятельно разработанным формам;
сверх норм естественной убыли учитывается по дебету счета учета расчетов по претензиям и списывается с кредита счета расчетов (по лицевому счету поставщика или перевозчика) — на дату выставления претензии поставщику либо перевозчику;
при отсутствии оснований для предъявления претензии или когда иск покупателя к поставщику и (или) транспортной организации судом не удовлетворен, суммы недостач списываются на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — на дату постановления суда. Счет 94 закрывается на финансовые результаты (субсчет 91-2 «Прочие расходы») (п. 30 Методических указаний N 119н).
По нашему мнению, допустимая величина недостачи может быть определена сторонами в договорном порядке.
Рассмотрим некоторые проводки по отражению недостачи ТМЦ в зависимости от причин их возникновения.
Дебет
Кредит
Содержание операции
1. Списание недостач ТМЦ, выявленных при инвентаризации
1.1 Списание недостач ТМЦ в пределах норм естественной убыли
94
10 (41, 43)
Списана стоимость недостающих ТМЦ
20 (25, 26, 44)
94
Недостача ТМЦ отнесена на расходы
1.2 Списание недостач ТМЦ сверх норм естественной убыли, недостач ТМЦ, для которых такие нормы не утверждены
94
10 (41, 43)
Списана стоимость недостающих ТМЦ
73.2 (76.2)
94
Стоимость недостачи отнесена на виновных лиц
50 (51, 70)
73.2 (76.2)
Стоимость недостачи взыскана с виновного лица (удержана из зарплаты, добровольно внесена (перечислена) в кассу (на расчетный счет) организации)
91.2
94
Стоимость сверхнормативной недостачи списана в прочие расходы
2. Списание недостач ТМЦ, выявленных при их приемке
94
60
Отражена недостача ТМЦ в пределах норм естественной убыли
20 (25, 26, 44)
94
Недостача ТМЦ в пределах норм списана на расходы
76.2
60
Выставлена претензия поставщику на сумму недостачи сверх норм
50 (51, 52)
76.2
Поступила сумма по признанной (присужденной) претензии
94
76.2
Отражена недостача, не признанная контрагентом, или если иск к нему не был удовлетворен
91.2
94
Сумма недостачи списана на финансовые результаты в качестве прочих расходов
Налоговый учет недостач ТМЦ
Недостающие ТМЦ в пределах норм естественной убыли учитываются в составе материальных расходов (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
Недостача ТМЦ сверх норм убыли учитывается в следующем порядке:
если виновное лицо не было установлено, стоимость недостающих ТМЦ отражается в составе внереализационных расходов (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ);
если виновное лицо было установлено и недостача была возмещена, — в составе внереализационных расходов и внереализационных доходов (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина России от 27.08.2014 N 03-03-06/1/42717).
Недостачи в размерах, установленных договором, которые превышают нормы естественной убыли, в целях налога на прибыль не учитываются (Письмо Минфина России от 23.05.2014 N 03-03-РЗ/24762). Иной подход может вызвать споры с налоговыми органами.
Расходы на недостающие ТМЦ учитываются, в частности:
на дату признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба) (Письмо Минфина России от 27.08.2014 N 03-03-06/1/42717);
на дату вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба (Письмо Минфина России от 17.04.2007 N 03-03-06/1/245);
на дату постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письма Минфина России от 08.12.2017 N 03-03-06/1/81919, от 06.12.2012 N 03-03-06/1/630).
Стоимость утраченного имущества включается в расходы без учета ее индексации. Если в связи с длительным неисполнением требований исполнительного листа в порядке ст. 208 ГПК РФ с виновного лица в пользу налогоплательщика судом взыскана сумма индексации присужденной денежной компенсации, то данная сумма отражается в доходах, при этом в расходах не учитывается (Письмо Минфина России от 27.04.2020 N 03-03-06/1/34033).
Документальное оформление недостачи ТМЦ
Для подтверждения и списания недостающих ТМЦ по результатам инвентаризации оформляются следующие документы (п. п. 2.5, 4.1, 5.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания N 49), п. 33 Методических указаний N 119н):
инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88, или самостоятельно разработанная форма);
сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-19, утвержденная Постановлением Госкомстата России N 88, или самостоятельно разработанная форма). Сумма недостач ТМЦ в сличительной ведомости указывается в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете (п. 4.1 Методических указаний N 49);
письменные объяснения работника, ответственного за сохранность ТМЦ (ч. 2 ст. 247 ТК РФ);
решение руководителя о списании недостачи;
бухгалтерская справка-расчет.
При обращении в суд за взысканием недостачи с работника может потребоваться, как было указано выше, решение суда (ч. 2 ст. 248 ТК РФ).
Факт отсутствия виновных лиц может быть подтвержден только компетентными органами власти. При этом сам по себе НК РФ не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов (Письмо Минфина России от 27.04.2020 N 03-03-07/34451).
Недостачи, выявленные в ходе приемки ТМЦ, подтверждаются актом о приемке материалов по форме М-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а, актом об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма ТОРГ-2), а также актом об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма ТОРГ-3), утвержденными Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, или актами по самостоятельно разработанным формам.
Основанием для списания недостач при приемке ТМЦ также будут являться предъявленные поставщику претензии, судебные акты, бухгалтерские справки.
Подготовлено на основе материала
Е.В. Орловой,
начальника отдела аудита
ООО «ПАРТИ»
См. также:
Как списать неликвидные ТМЦ?
Как списать ТМЦ в производство или при продаже?
Как закрыть счет 94?
