Как составить служебную записку о переводе работника на другую должность?
Целью составления служебной записки о переводе работника на другую должность является уведомление руководящих должностных лиц о внесении конкретного предложения по переводу работника. Как правило, написание такой служебной записки осуществляется руководителем структурного подразделения работника. Пример оформления служебной записки представлен в обосновании.
Перевод работника на другую работу — это процедура, которая относится к изменениям определенных сторонами условий трудового договора (ст. 72 ТК РФ). Перевод подразумевает изменение, как временное, так и постоянное, трудовой функции работника и (или) смену структурного подразделения у того же работодателя или перевод в другую местность вместе с работодателем.
Если инициатор перевода — организация, то работник должен дать письменное согласие на это. Однако согласия не потребуется, если происходит перемещение у того же работодателя, в той же местности, без изменений определенных сторонами условий трудового договора (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ) либо временный перевод по причинам, указанным в ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ.
Также перевод на другую должность может быть осуществлен по инициативе работника, которая должна быть оформлена в виде заявления, с указанием желаемой должности и подразделения.
Следует учесть, что по 31.03.2021 работодатели согласно Перечню, утвержденному Приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 241, и работники (кроме некоторых категорий) могут добровольно участвовать в эксперименте по использованию электронных (без дублирования на бумажном носителе) кадровых документов, в отношении которых предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись. При этом предусмотрен порядок создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, в информационно-аналитической системе «Общероссийская база вакансий «Работа в России» (ч. 1, 4 — 6 ст. 1, ст. 3, ч. 1 ст. 5 Закона от 24.04.2020 N 122-ФЗ, п. п. 6, 7 Положения, утв. Приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 240н, Приложение N 3 к Положению N 240н, п. 1, разд. V(1) Правил, утв. Постановлением Правительства от 25.08.2015 N 885).
Назначение служебной записки
На практике процедура перевода на другую должность включает в себя оформление служебной записки.
Составление служебной записки при оформлении перевода работника на другую должность определяется сложившейся в организации практикой документооборота, но абсолютно не требуется с точки зрения закона.
Однако с практической точки зрения служебная записка позволяет обмениваться служебной информацией между работниками и работодателем одной организации и решать текущие производственные вопросы. Служебная записка являет собой документ, который по своей форме относится к внутреннему документообороту организации. Служебная записка не носит официального характера.
Целью составления служебной записки о переводе работника на другую должность являются уведомление руководящих должностных лиц о внесении конкретного предложения по переводу и согласование конкретных лиц и действий. На начальном этапе перевода в записке указываются основание перевода и данные о работнике (его фамилия, имя, отчество, занимаемая до этого момента должность, название отдела или подразделения), а также наименование новой должности и дата, с которой работнику приступить к новым обязанностям. В записке следует упомянуть об основании или причине инициации мероприятия по переводу. Как правило, оформлению служебной записки предшествует устное согласование нюансов процедуры между заинтересованными лицами. Обычно написание такой служебной записки осуществляется непосредственно руководителем структурного подразделения работника. Далее следуют получение согласия работника и оформление всей распорядительной документации, в том числе дополнительного соглашения к трудовому договору и приказа о переводе.
Оформление служебной записки
Служебная записка о переводе работника на другую должность составляется в произвольном виде на имя генерального директора. Такой вид записок не упоминается в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299. Но, несмотря на отсутствие законодательных требований к написанию документа, по отношению к нему должна соблюдаться общепринятая к документам такого типа практика.
Общие требования по оформлению делового (служебного) письма содержатся в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016, Стандарт), а также в Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, разработанных ВНИИДАД.
Стандартом определяются состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего Стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях. Отдельный раздел ГОСТ Р 7.0.97-2016 посвящен бланкам документов (разд. 6).
При этом имеются нюансы в оформлении реквизитов деловых (служебных) писем:
место составления (издания) документа не указывается (п. 5.13 ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 4.13 Методических рекомендаций);
реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица. Перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат — мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат — женщина. При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица (при этом инициалы адресата идут после его фамилии). Если общее количество адресатов — более четырех, необходимо составить список рассылки (п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 4.15 Методических рекомендаций);
в служебных записках возможно проставление даты ниже реквизита «подпись» (п. 4.10 Методических рекомендаций).
Пример. Образец служебной записки о переводе работника на другую должность
Генеральному директору
ООО «Панацея»
Иванову И.О.
Служебная записка
В связи с производственной необходимостью прошу перевести главного юриста Петрову
