Как составить приказ об утверждении положения о защите персональных данных работников?
Приказ об утверждении положения о защите персональных данных работников составляется в произвольной форме. В нем, в частности, указываются дата ввода положения в действие, срок ознакомления с ним работников и лица, ответственные за исполнение приказа.
При трудоустройстве работники представляют работодателю сведения, которые относятся к персональным данным и являются конфиденциальными (ст. ст. 3, 7 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ)). Такие сведения должны быть надежно защищены.
В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать требования, установленные гл. 14 ТК РФ и Законом N 152-ФЗ.
Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ).
Соответственно, с целью обеспечения выполнения требований законодательства работодатель должен разработать локальный нормативный акт, который будет отражать порядок хранения и обработки персональных данных работников, обеспечивая тем самым их сохранность и защиту. Как правило, данный локальный акт оформляют в форме положения, к примеру Положения о защите персональных данных работников. После разработки указанного положения его обязательно вводят в действие приказом об утверждении.
При составлении приказа можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016), которым регламентируется оформление организационно-распорядительных документов, в том числе и приказов. В целях применения ГОСТ Р 7.0.97-2016 также разработаны Методические рекомендации к нему.
Применение ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций носит добровольный характер (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»). Поэтому решение о том, как оформить приказ об утверждении положения о защите персональных данных работников, работодатель принимает самостоятельно. Как правило, приказы оформляются в свободной форме. Специальные требования к оформлению приказа могут быть установлены локальным нормативным актом организации, например в инструкции по делопроизводству и т.п.
Приказ должен быть издан до даты введения в действие положения, утверждаемого руководителем. Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований.
Приказ об утверждении положения о защите персональных данных работников следует составить на фирменном бланке организации. Вверху необходимо указать полное (краткое) наименование организации, а также ее эмблему и товарный знак (при наличии). Ниже прописать наименование вида документа — приказ, реквизиты приказа (регистрационный номер и дата приказа), город места составления, наименование приказа (например, «Об утверждении положения о защите персональных данных работников»).
В преамбуле приказа необходимо отразить основание для его подготовки (исполнение пунктов законодательных документов, регулирующих вопросы защиты персональных данных работников). К примеру: «Во исполнение требований гл. 14 ТК РФ и Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», в целях защиты персональных данных работников от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты приказываю».
В основном тексте приказа необходимо обеспечить присутствие следующих данных:
распоряжение утвердить разработанное положение, которое в обязательном порядке прикладывается к приказу в виде приложения. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу необходимо написать «Приложение N 1», указав дополнительно дату и регистрационный номер приказа, например: «Приложение N 1 к приказу ООО «Организация» от 07.09.2020 N 10″. Следует указать дату ввода в действие положения (либо конкретную дату, либо пояснить, что документ вступает в силу со дня подписания приказа о его утверждении);
назначение лиц, ответственных за ознакомление работников организации с введенным в действие документом, и лиц, ответственных за соблюдение требований положения. Возможные формулировки: «Начальнику отдела по работе с персоналом Ивановой
