Как составить номенклатуру дел отдела кадров и юридического отдела?
Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации и представляет собой таблицу, в которой указываются: индекс дела, заголовок, количество томов, срок хранения и номер статьи в соответствии с Перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
Законодательством обязанность ведения номенклатуры дел в организации не установлена. Организация самостоятельно принимает решение о ведении номенклатуры дел, исходя из объемов документооборота, количества структурных подразделений и других потребностей. Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел в организации. Утверждается номенклатура дел руководителем организации до начала года, на который она составляется.
Порядок составления номенклатуры дел отдела
Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения (абз. 1 п. 1.1.1 Методических рекомендаций, утв. Федеральным архивным агентством 19.07.2018 (далее — Методические рекомендации 2018 г.)).
Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Одно дело — это одна папка или несколько, в зависимости от количества документов, в которой помещены документы по одному вопросу (п. п. 95, 97, 98 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.8-2013)).
Номенклатура дел предназначена для систематизации исполненных документов в дела и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения (п. п. 4.14, 4.15, 4.16 Правил, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила)).
Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1-го января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке (абз. 9 п. 1.1.1 Методических рекомендаций 2018 г.).
Форма номенклатуры дел приведена в Приложении N 25 к п. 4.18 Правил и представляет собой таблицу, в которой указываются следующие графы:
1 — индекс дела — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации (п. 103 ГОСТ Р 7.0.8-2013);
2 — заголовок дела — это обобщенное описание документов, которые будут подшиваться в конкретную папку. Порядок расположения заголовков определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью.
Например, вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационные документы, далее — содержащих распорядительные документы, затем — содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признаку, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;
3 — количество томов (частей) — эта графа заполняется по окончании календарного года, когда известно точное количество дел, учет которых ведется организацией;
4 — срок хранения и номер статьи указываются со ссылкой на Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее — Перечень).
Срок хранения с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение;
5 — примечание — в графе проставляются отметки о заведении дел (в том числе электронных), о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению по истечении сроков их хранения, о месте хранения подлинников документов. Заполняется в течение года.
По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения (см. Продолжение приложения N 25 к п. 4.18 Правил).
Особенности составления номенклатуры дел отдела кадров
Алгоритм составления номенклатуры дел отдела кадров может быть следующим (с учетом п. 1.1.1 Методических рекомендаций 2018 г.):
1.Составить перечень документов отдела кадров.
2.Сформулировать заголовки (наименования) дел.
3.Систематизировать заголовки дел внутри раздела номенклатуры дел.
4.Присвоить делам индексы.
5.Определить сроки хранения дел.
6.Составить номенклатуру дел отдела кадров.
7.Передать номенклатуру дел отдела кадров в подразделение, ответственное за подготовку сводной номенклатуры дел.
8.Ознакомить с утвержденной номенклатурой дел работников отдела кадров для руководства ею в течение года.
Пример. Заполнение номенклатуры дел отдела кадров организации
Общество с ограниченной ответственностью «Норман»
Отдел кадров
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2020 г.
Индекс дела
Заголовок дела
Количество томов (частей)
Срок хранения и N статей по Перечню
Примечание
1
2
3
4
5
02. Отдел кадров
02-01
Приказы по основной деятельности
Постоянно — до ликвидации общества (если присланы для сведения, то до минования надобности) (ст. 19 Перечня)
02-02
Правила внутреннего трудового распорядка
1 год после замены их новыми (ст. 381 Перечня)
02-03
Положение об отделе кадров
До минования надобности (ст. 33 Перечня)
02-04
Должностные инструкции работников
50/75 лет, а типовые — 3 года после их замены новыми (ст. ст. 442, 443 Перечня)
02-05
Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод и др.)
50/75 лет (ст. 434 Перечня)
02-06
Приказы по личному составу (о предоставлении ежегодно оплачиваемых отпусков, отпусков в связи с обучением, командировках)
5 лет, об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50/75 лет (п. п. «б», «в», «г» ст. 434 Перечня)
02-07
Приказы по личному составу (о дисциплинарных взысканиях)
3 года (п. «д» ст. 434 Перечня)
02-08
Трудовые договоры, соглашения об их изменении, расторжении
50/75 лет ЭПК (ст. 435 Перечня)
02-19
Трудовые книжки
До востребования (не востребованные работниками — 50/75 лет) (ст. 449 Перечня)
02-20
Личные карточки работников
50/75 лет ЭПК (ст. 444 Перечня)
Переходящее
Начальник отдела кадров
Степанова
