Как составить и рассчитать баланс рабочего времени?
Порядок расчета и форму баланса рабочего времени работодатель вправе определить самостоятельно. Как правило, для его расчета необходимо определить число рабочих дней и часов, продолжительность рабочего дня и рассчитать полезный фонд рабочего времени.
Для повышения эффективности использования фонда рабочего времени и определения плановой численности работников используется баланс рабочего времени.
Составление баланса рабочего времени
Под балансом рабочего времени принято понимать систему показателей, отражающих использование рабочего времени в организации за определенный календарный период. На законодательном уровне обязанность работодателя по составлению баланса рабочего времени не предусмотрена, поэтому его форму и порядок расчета работодатель вправе разработать самостоятельно и закрепить в локальном нормативном акте организации (ст. 8 ТК РФ).
Баланс рабочего времени может быть рассчитан в целом по организации, по отдельному структурному подразделению (цеху, участку и т.п.) или по каждому работнику. Как правило, в крупных организациях расчет баланса производят на группу работников, выполняющих схожие или одинаковые трудовые функции.
Баланс рабочего времени может составляться как в человеко-днях, так и в человеко-часах, его оформляют в виде таблицы. Отработанным человеко-часом принято считать один час работы работника на своем рабочем месте. Отработанным человеко-днем считаются явка работника на работу и тот факт, что он приступил к работе, независимо от продолжительности рабочего времени.
Расчет баланса рабочего времени
Расчет баланса рабочего времени в организации, как правило, осуществляется в следующем порядке:
1)определяется календарный фонд — фонд рабочего времени, применимый к определенным календарным дням, который состоит из рабочего и нерабочего времени;
Пример. Определение календарного фонда
При определении календарного фонда следует руководствоваться производственным календарем на соответствующий календарный год, в котором отражены: рабочие, выходные, нерабочие праздничные и сокращенные рабочие дни. В соответствии с производственным календарем на 2020 г. календарный фонд составляет 366 дней.
2)определяется номинальный фонд — фонд рабочего времени за вычетом всех выходных и нерабочих праздничных дней (ч. 1 ст. 112 ТК РФ).
Пример. Определение номинального фонда
В соответствии с производственным календарем в 2020 г. 14 нерабочих праздничных дней, количество выходных дней — 104, таким образом, номинальный фонд на 2020 г. составляет 248 дней (366 дн. — 104 дн. — 14 дн.).
В целях нераспространения коронавирусной инфекции (COVID-19) с 30.03.2020 по 30.04.2020 и с 06.05.2020 по 08.05.2020 для работников (за исключением работников определенных категорий организаций) были установлены нерабочие дни с сохранением заработной платы. С 11.05.2020 деятельность отдельных организаций и индивидуальных предпринимателей могла быть приостановлена (ограничена) на основании решения главы субъекта РФ с сохранением заработной платы для работников. Нерабочими также объявлены день проведения Парада Победы 24.06.2020 и день проведения общероссийского голосования по вопросу одобрения изменений в Конституцию РФ 01.07.2020. Нерабочие дни не относятся к выходным или нерабочим праздничным дням (пп. «б» п. 1, п. 3 Указа Президента РФ от 11.05.2020 N 316, п. п. 1, 3 Указа Президента РФ от 28.04.2020 N 294, п. п. 1, 2 Указа Президента РФ от 25.03.2020 N 206, п. п. 1, 4 Указа Президента РФ от 02.04.2020 N 239, п. 1 Указа Президента РФ от 01.06.2020 N 354, п. 5 ст. 2 Закона РФ о поправке к Конституции РФ от 14.03.2020 N 1-ФКЗ, п. 3 Указа Президента РФ от 29.05.2020 N 345, п. 1 Письма Роструда от 31.03.2020 N 990-ТЗ).
При этом день проведения Парада Победы 24.06.2020 и день проведения общероссийского голосования по вопросу одобрения изменений в Конституцию РФ 01.07.2020 не исключаются из нормы рабочего времени (Письмо Минтруда России от 17.06.2020 N 14-1/В-735). Полагаем, что данного подхода следует придерживаться и для нерабочих дней с 30.03.2020 по 30.04.2020 и с 06.05.2020 по 08.05.2020. Это косвенно следует из п. 2.1 Письма Роструда от 09.04.2020 N 0147-03-5;
3)определяется явочный фонд — фонд рабочего времени с учетом вычета всех дней, когда работники фактически не работали по причине (ч. 4 ст. 91 ТК РФ):
— ежегодного оплачиваемого отпуска;
— дополнительного оплачиваемого отпуска;
— учебного отпуска;
— невыхода на работу по причине нетрудоспособности;
— выполнения государственных и общественных обязанностей;
— простоя;
— отпуска без сохранения заработной платы;
— по иным неуважительным причинам (прогул) и т.д.;
Пример. Определение явочного фонда
Явочное время представляет собой разницу между нормативным фондом и числом дней неявок на работу. Если в соответствии табелем рабочего времени число дней неявок на работу за год составит, предположим, 54 дня, то явочный фонд рабочего времени составит 194 дня (248 дн. — 54 дн.).
4)определяется бюджет рабочего времени (максимальное число рабочих часов) — путем умножения явочного числа дней на продолжительность рабочей смены, которая установлена в организации с учетом требований трудового законодательства исходя из продолжительности рабочей недели;
Пример. Определение бюджета рабочего времени
Если продолжительность рабочей смены у работодателя составляет положенные 8 часов, то бюджет рабочего времени составит 1 552 часа (194 дн. (с учетом предыдущего примера) x 8 ч).
5)определяется полезный фонд рабочего времени — путем вычитания из бюджета рабочего времени потерь рабочего времени (в часах), связанных с сокращением длительности рабочего дня (внутрисменные потери): кормящим матерям, подросткам, на вредных производствах, в предпраздничные дни, а также часы потерь ввиду опозданий работников, внутрисменных простоев и т.п. (ч. 3 ст. 72.2, ч. 1 ст. 92, ч. 1 ст. 95, ст. 258 ТК РФ).
Пример. Определение полезного фонда рабочего времени
Если количество потерь рабочего времени по табелю учета рабочего времени составило, предположим, 18 часов, то полезный (фактический) фонд рабочего времени составит 1 534 часа (1 552 ч (с учетом предыдущего примера) — 18 ч).
В балансе можно также отразить и среднюю продолжительность рабочего дня, которая определяется как частное от деления общего количества отработанных часов на количество рабочих дней.
Все полученные показатели расчета баланса рабочего времени необходимо свести в одну таблицу. Следует отметить, что в целях сравнительного анализа работодатель может составлять несколько видов баланса рабочего времени — плановый и фактический. Но вне зависимости от этого каждый баланс рассчитывается примерно по одной и той же методике. Разница состоит в том, что в плановом балансе неявочные дни и внутрисменные потери прогнозируются на основе графиков отпусков и среднего процента соответствующих неявок и потерь за аналогичный предыдущий период, а в фактическом балансе рабочего времени данные показатели учитываются на основе табеля учета рабочего времени.
Пример. Баланс рабочего времени на одного работника за 2020 г. при пятидневной рабочей неделе
N п / п
Показатель
План
Факт
1
Календарное время (дн.), в том числе:
366
366
1.1
нерабочие праздничные дни
14
14
1.2
выходные дни
104
104
2
Номинальный фонд рабочего времени (дн.) (п. 1 — п. 1.1 — п. 1.2)
248
248
3
Неявки на работу (дн.), в том числе:
45
54
3.1
очередные и дополнительные отпуска
28
28
3.2
учебный отпуск
7
7
3.3
временная нетрудоспособность
10
14
3.4
прочие неявки, разрешенные законодательством
0
1
3.5
отпуск с разрешения администрации
0
4
3.6
прогулы
0
0
3.7
простои
0
0
4
Явочный фонд рабочего времени (дн.) (п. 2 — п. 3)
203
194
5
Номинальная продолжительность рабочей смены (ч)
8
8
6
Бюджет рабочего времени (ч) (п. 4 x п. 5)
1 624
1 552
7
Потери времени, связанные с сокращением длительности рабочего дня (ч), в том числе:
6
18
7.1
для кормящих матерей
0
0
7.2
внутрисменные простои
0
2
7.3
для занятых на тяжелых и вредных работах
0
0
7.4
для подростков
0
0
7.5
с разрешения администрации
0
10
7.6
предпраздничные дни
6
6
7.7
прочие
0
0
8
Полезный (фактический) фонд рабочего времени (ч) (п. 6 — п. 7)
1 618
1 534
9
Средняя продолжительность рабочего дня (ч) (п. 8 / п. 4)
7,97
7,91
Из номинального фонда рабочего времени вычитаются дни неявок работника на работу в течение года. Тем самым получаем явочный фонд его рабочего времени, полученное число дней переводится в часы путем умножения на продолжительность рабочей смены.
Полезный фонд будет являться разницей между так называемым явочным фондом и потерями времени, связанными с сокращением длительности рабочего дня (внутрисменными потерями). Показатель средней продолжительности рабочего времени указывает на то, насколько эффективно работником в течение года использовалось выделенное на труд время.
Подготовлено на основе материала
В.И. Неклюдова
Государственная инспекция труда
в Нижегородской обл.
