Как составить журнал регистрации должностных инструкций?
Журнал регистрации должностных инструкций не является обязательным для организации и не имеет унифицированной формы. Порядок его разработки и принятия утверждается работодателем самостоятельно.
Должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, содержащим конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1). При этом наличие должностной инструкции работника является правом работодателя, но не обязанностью (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 22.05.2020 N 77/10-18732-ОБ/18-1299).
Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Журнал учета должностных инструкций применяется для регистрации должностных инструкций и изменений к ним.
Система учета должностных инструкций является внутренним вопросом организации, поэтому она самостоятельно определяет правила их регистрации.
Журнал регистрации должностных инструкций может быть разработан в произвольной форме, с учетом утвержденного порядка принятия ЛНА в организации, так как он ведется исключительно для удобства работодателя. На практике форма данного журнала чаще всего указывается в положении о документообороте или в положении о должностных инструкциях.
Также будет целесообразным назначить ответственного работника за ведение журнала регистрации должностных инструкций, закрепив его также в ЛНА.
По своей структуре журнал представляет собой книгу фиксации документов и относится к категории регистрационных учетных форм. По нашему мнению, журнал регистрации должностных инструкций должен состоять из титульного листа (обложка журнала), основного раздела и обратной стороны.
При оформлении журнала регистрации должностных инструкций на обложке рекомендуется указывать (п. 4.25 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526; Приложение N 11 к данным Правилам, одобрено Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
заголовок;
срок хранения;
дату — год(ы) заведения и окончания журнала.
Основной раздел должен включать в себя информацию о работнике и порядке его ознакомления с должностной инструкцией:
порядковый номер записи должностной инструкции;
регистрационный номер должностной инструкции и дату ее утверждения;
дату приема работника в организацию;
номер приказа о приеме работника;
Ф.
