Как составить должностную инструкцию инспектора-делопроизводителя?
Должностная инструкция инспектора-делопроизводителя должна содержать конкретный перечень должностных обязанностей работника, его права и ответственность, а также требования к квалификации.
Должностная инструкция — внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности. При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников (п. 4 Раздела «Общие положения» Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (далее — Квалификационный справочник, ЕКС)).
При этом должностная инструкция не является обязательным документом, а ее наличие является правом работодателя, но не обязанностью (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 22.05.2020 N 77/10-18732-ОБ/18-1299).
Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.
НПА для разработки должностной инструкции
В качестве основы для разработки должностной инструкции работодатель может использовать Квалификационный справочник, а также профессиональные стандарты.
Должность «инспектор-делопроизводитель» отсутствует в разделах возможных наименований должностей, профессий Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Минтруда России от 15.06.2020 N 333н.
Также отсутствует должность «инспектор-делопроизводитель» и в Квалификационном справочнике.
При этом в указанных документах названа должность «делопроизводитель».
В случаях, когда трудовое законодательство или иные федеральные законы связывают с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, или соответствующим положениям профессиональных стандартов (ст. 57 ТК РФ).
Если ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, профессиональные стандарты в части указанных требований обязательны для применения работодателями (ст. 195.3 ТК РФ).
В остальных случаях требования профстандартов и квалификационных справочников носят рекомендательный характер.
Составление должностной инструкции инспектора-делопроизводителя
В должностной инструкции необходимо указать содержание и объем должностных обязанностей, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности (профессии, специальности) (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
При определении обязанностей работника и включении их в должностную инструкцию работодатель может добавлять в них трудовые функции и (или) трудовые действия, содержащиеся как в одном, так и в нескольких профессиональных стандартах, распределять трудовые действия, предусмотренные одним профессиональным стандартом, между работниками с учетом применяемых технологий и организации труда.
Если при формировании должностной инструкции работодатель объединяет в ней несколько трудовых функций, то требования к квалификации работника должны определяться по более высокому уровню квалификации (п. 6 Рекомендаций).
С учетом изложенного полагаем, что должностная инструкция инспектора-делопроизводителя может составляться на основе квалификационных характеристик других должностей, родственных по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, и должна содержать конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации, а также его прав и ответственности, распределения обязанностей между работниками.
Таким образом, за основу может быть принята должностная инструкция делопроизводителя.
Как правило, должностная инструкция состоит из следующих разделов:
1. Общие положения
В разделе указываются:
1)требования к образованию работника и его квалификации (например, среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы);
2)законы и документы, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности (например, законодательство РФ, устав организации, приказы и распоряжения его руководства, настоящая должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка организации);
3)документы, которые работник должен знать (например, нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; структуру предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда);
4)кому подчиняется работник (например, начальнику отдела).
2. Должностные обязанности инспектора-делопроизводителя
В разделе указываются обязанности работника. Например:
принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения;
в соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных;
ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;
отправляет исполненную документацию по адресатам;
ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;
ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;
обеспечивает сохранность проходящей служебной документации и др.
3. Права инспектора-делопроизводителя
Указываются права инспектора-делопроизводителя. Например, инспектор-делопроизводитель имеет право:
участвовать в совещаниях по организационным вопросам;
запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы;
участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей, и т.д.
4. Ответственность инспектора-делопроизводителя
В разделе указываются основания для привлечения работника к ответственности. Например, инспектор-делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:
за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;
за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности;
за причинение материального ущерба организации и т.д.
5. Заключительные положения
В этом разделе указываются реквизиты НПА, с учетом которых разработана инструкция, а также ЛНА работодателя. Также отражается факт ознакомления работника с должностной инструкцией при приеме на работу, подтверждаемый его подписью с указанием соответствующей даты.
Р.А. Исмаилова
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
См. также:
Можно ли в должностную инструкцию работника включить обязанности, не свойственные данной должности (возложить на юриста некоторые должностные обязанности начальника отдела кадров и делопроизводителя)?
Какие квалификационные характеристики предъявляются к административно-управленческому персоналу?
Какие квалификационные требования предъявляются к инспектору-делопроизводителю?
