Как работодателю заполнить электронный больничный лист?
Для приема и оформления электронного листка нетрудоспособности работодатель использует специальное программное обеспечение или личный кабинет страхователя, размещенный на сайте ФСС РФ.
В полученном листке работодатель заполняет сведения во вкладке «заполняется работодателем» аналогично сведениям, вносимым в листок нетрудоспособности в бумажном виде.
Назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе или (с письменного согласия застрахованного лица) в форме электронного документа, подписанного с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи медицинским работником и медицинской организацией, в случае, если медицинская организация и страхователь являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа, в том числе при оказании медицинской помощи с применением телемедицинских технологий при угрозе распространения заболеваний, представляющих опасность для окружающих. Порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ (далее — Закон N 255-ФЗ), ч. 3.2 ст. 59 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», п. 10 Особенностей организации оказания медицинской, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2020 N 973).
В случае технической неготовности работодателя по формированию электронного листка нетрудоспособности медицинская организация вправе заменить сформированный электронный листок нетрудоспособности на листок нетрудоспособности (Письмо ФСС РФ от 11.08.2017 N 02-09-11/22-05-18960).
Авторизация в ЕСИА
Порядок информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа установлен Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 N 1567.
На сайте Фонда социального страхования РФ (ФСС РФ) http://cabinets.fss.ru размещено программное обеспечение, позволяющее страхователю принимать, оформлять и направлять в фонд электронные листки нетрудоспособности (пп. «а» п. 10 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 N 1567 (далее — Правила информационного взаимодействия)).
Согласно п. 1.2 Руководства пользователя личного кабинета страхователя системными требованиями для использования личного кабинета страхователя является наличие операционной системы Microsoft Windows 7 x 86 (32-bit) SP1 1.7.0 или выше или Microsoft Windows 7 x 64 (64-bit) SP1 1.7.0 или выше, а также браузера MS IE 9.0 и выше, Mozilla Firefox 13.0 и выше или Google Chrome 19 и выше.
Для того чтобы принять электронный листок нетрудоспособности от работника, оформить свою часть и передать его в ФСС РФ, работодатель (страхователь) также должен быть авторизован в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА). Для начала работы с электронным листком нетрудоспособности страхователю (работодателю) необходимо посетить сайт http://cabinets.fss.ru. На главной странице сайта размещены окна — ссылки на личные кабинеты страхователя, медицинской организации и застрахованного лица.
После нажатия на ссылку «Вход в кабинет» раздела «Кабинет страхователя» пользователь будет перенаправлен для аутентификации на портал доступа к сервисам электронного правительства «Госуслуги» https://esia.gosuslugi.ru/. Пользователю необходимо авторизоваться как физическому лицу, а затем войти в аккаунт как представителю лица юридического.
После авторизации пользователю станет доступным стартовая страница личного кабинета страхователя «Сервисы для страхователей». На данной странице имеются ссылки на основные электронные сервисы взаимодействия с ФСС РФ.
Заполнение электронного больничного листа
В целях просмотра и заполнения листка нетрудоспособности необходимо перейти по ссылке «Запрос листка нетрудоспособности». Пользователь будет перенаправлен в форму поиска листка нетрудоспособности по двум критериям: номеру листка нетрудоспособности и номеру СНИЛС работника. Поскольку электронные листки нетрудоспособности хранятся в базе данных ФСС РФ, после внесения номера листка и СНИЛС необходимо нажать кнопку «Получить ЛН».
При совпадении номера листка и СНИЛС получившего его работника база данных ФСС РФ предоставит страхователю доступ к конкретному выданному работнику листку временной нетрудоспособности.
Важно отметить, что доступ страхователь может получить только к такому листку нетрудоспособности, который закрыт лечебным учреждением. Номер листка нетрудоспособности медицинская организация обязана сообщить получившему его лицу для передачи работодателю (страхователю).
В открывшемся окне имеется три вкладки:
«листок нетрудоспособности»;
«медицинская организация»;
«заполняется работодателем».
Первые две вкладки носят для страхователя информационный характер.
Во вкладке «листок нетрудоспособности» страхователь может увидеть общие данные:
номер листка нетрудоспособности;
наименование работодателя;
сведения о причинах нетрудоспособности;
дату выдачи листка;
отметки о нарушении режима;
является ли листок первичным или дубликатом;
данные о гражданине (фамилия, имя, отчество, дата рождения, пол, СНИЛС).
Во вкладке «медицинская организация» страхователь может увидеть все сведения, внесенные медицинской организацией (наименование, адрес, ОГРН, период освобождения от работы, выдавший листок медицинский работник, дата начала работы, сведения о листке-продолжении).
Во вкладке «заполняется работодателем» подлежат заполнению следующие графы:
«наименование организации» — заполняется автоматически после авторизации в ЕСИА;
выбор: основное место работы или работа по совместительству;
«регистрационный N» — регистрационный номер страхователя, присвоенный ему при регистрации в территориальном органе ФСС РФ;
«код подчиненности» — пятизначный код структурного подразделения ФСС РФ, в котором страхователь состоит на учете;
«ИНН» — ИНН застрахованного лица;
«акт формы Н-1 от» — заполняется в случае, если заболевание или травма были получены в результате несчастного случая на производстве;
«фамилия и инициалы руководителя или уполномоченного лица»;
«фамилия и инициалы главного бухгалтера»;
«средний заработок для исчисления пособия» — сумма заработка за два года, предстоявших году наступления нетрудоспособности;
«средний дневной заработок»;
«страховой стаж (лет) (мес.)» — в соответствии со ст. 16 Закона N 255-ФЗ и п. п. 2, 3 Правил, утвержденных Приказом Минтруда России от 09.09.2020 N 585н (далее — Правила подсчета стажа);
«в том числе нестраховые периоды (лет) (мес.)» — указываются периоды, засчитываемые в страховой стаж, в соответствии с ч. 1.1 ст. 16 Закона N 255-ФЗ и п. 3 Правил подсчета стажа;
«условия исчисления» — выбираются из четырех всплывающих меню;
«причитается пособие за период с по»;
«сумма пособия за счет средств работодателя»;
«за счет средств ФСС РФ»;
«итого к начислению»;
«дата начала работы».
Все даты выбираются из всплывающих календарей.
Все суммы проставляются в рублях и копейках через знак «точка».
По сути внесение сведений во вкладку «заполняется работодателем» ничем не отличается от заполнения граф раздела «заполняется работодателем» бумажного варианта листка нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 347н.
После заполнения всех требуемых сведений необходимо произвести формирование xml-файла с данными электронного листка нетрудоспособности для последующей загрузки в авторизованное рабочее место подготовки расчетов для ФСС РФ. Для этого после заполнения всех необходимых полей необходимо нажать на кнопку «экспорт в файл». В открывшемся окне необходимо указать адрес сохранения файла в необходимую страхователю директорию. Соответствующие наименования полей в формируемом xml-файле достаточно подробно описаны в упомянутом выше Руководстве пользователя личного кабинета страхователя. Файл подписывается электронной цифровой подписью страхователя.
Нажатие же кнопки «сохранить» в автоматическом режиме отправляет внесенные страхователем сведения на сервер ФСС РФ, подписывая их электронной подписью.
Оформленный и сохраненный листок нетрудоспособности всегда останется доступным в разделе «список листков нетрудоспособности» личного кабинета страхователя (п. 20 Правил информационного взаимодействия).
Оплата электронного больничного листа
Дальнейшие действия работодателя связаны с оплатой периода временной нетрудоспособности и ничем не отличаются от оплаты периодов, подтвержденных листком нетрудоспособности, выданным в бумажном виде.
В случае если работодатель выплачивает пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам в зачетной системе, то в соответствии с ч. 1 ст. 15 Закона N 255-ФЗ он назначает пособия в течение 10 календарных дней со дня обращения застрахованного лица за его получением с номером закрытого листка нетрудоспособности. Выплата пособий осуществляется страхователем в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы.
В случае если страхователь зарегистрирован в субъекте Российской Федерации, участвующем в реализации пилотного проекта, то работник обязан подать для оплаты ему временной нетрудоспособности соответствующее заявление по форме, утвержденной Приказом ФСС РФ от 24.11.2017 N 578 (п. 2 Постановления Правительства РФ от 21.04.2011 N 294).
При этом страхователь не позднее пяти календарных дней со дня представления застрахованным лицом (его уполномоченным представителем) заявления и необходимых документов представляет в территориальный орган ФСС РФ по месту регистрации поступившие к нему заявления и документы, необходимые для назначения и выплаты соответствующих видов пособия, а также опись представленных заявлений и документов, составленную по форме, утвержденной упомянутым Приказом ФСС РФ (п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ N 294).
Электронные листки нетрудоспособности, оформленные застрахованным лицам в возрасте 65 лет и старше, находящимся на карантине в связи с распространением коронавирусной инфекции, оплачиваются непосредственно территориальным органом ФСС РФ. Оформление листков нетрудоспособности, назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности за период с 15 июня 2020 г. до окончания срока соблюдения режима самоизоляции осуществляются в случае продления субъектами РФ срока действия ограничительных мер в части необходимости соблюдения режима самоизоляции лицами в возрасте 65 лет и старше. Для этого работодатель должен представить в отделение ФСС РФ по месту регистрации необходимые сведения (п. п. 1 — 4, 8, 9 Временных правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 01.04.2020 N 402).
Функциональные возможности личного кабинета страхователя
В целом личный кабинет страхователя позволяет выполнять следующие операции:
получать с сервера данные о закрытом медицинской организацией электронном листке нетрудоспособности и вносить соответствующие сведения;
просматривать и печатать все полученные по данному страхователю электронные листки нетрудоспособности;
экспортировать данные листка нетрудоспособности в xml-файл с возможностью его последующей загрузки для создания и подписания реестров для отправки на оплату в ФСС РФ;
отслеживать факт оплаты ФСС РФ пособий в рамках проекта «прямые выплаты»;
вести и выгружать журнал обмена данными с ФСС РФ;
проверять и выгружать в xml-файлы обнаруженные ошибки в реестрах и пособиях;
подавать в ФСС РФ обращения по вопросам реализации пилотного проекта «прямые выплаты».
Следует отметить, что на Едином портале государственных и муниципальных услуг запущен сервис электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН). Информация будет поступать на портал госуслуг из ФСС РФ. Пользователи будут автоматически получать оповещения об открытии, продлении, закрытии и других изменениях, связанных с электронными листками нетрудоспособности (Информация Минкомсвязи России).
Кроме этого, разработчики специального программного обеспечения для бухгалтерского учета (1С, СБИС, Контур, Парус и другие) в настоящее время синхронизировали сервис оформления электронных листков нетрудоспособности со своим программным обеспечением, что позволяет вносить соответствующие сведения в полуавтоматическом режиме и отправлять их на сервер ФСС РФ, минуя личный кабинет страхователя на сайте http://cabinets.fss.ru (пп. «а» п. 10 Правил информационного взаимодействия, Информация ФСС РФ «Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)»).
Подготовлено на основе материала
Р.Б. Юльчиева
ООО «Надежный советник»
