Как продавцу отразить выставление исправленного счета-фактуры в бухгалтерском учете?
Если в счете-фактуре допущены ошибки, препятствующие покупателю получить вычет по НДС, продавец должен выставить исправленный счет-фактуру.
Продавец должен внести исправления в бухгалтерский учет при выставлении исправленного счета-фактуры, если данные последнего влияют на финансовое положение продавца, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.
Исправления в бухгалтерский учет вносятся сторнировочными и правильными записями на полную сумму или только дополнительными записями на разницу между суммами, если исправление производится в сторону увеличения. Исправления отражаются на тех же счетах бухгалтерского учета, на которых изначально были отражены записи по учету выручки и НДС.
Исправленный — это новый счет-фактура с верными данными и заполненной строкой 1а. В ней указывается номер и дата исправления, а в строке 1 — дата и номер счета-фактуры с ошибками. В остальные строки и графы вписываются показатели первоначального счета-фактуры, но с правильными значениями (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).
Когда продавец должен выставить исправленный счет-фактуру
Если в счете-фактуре допущены ошибки, препятствующие покупателю получить вычет по НДС, продавец должен выставить исправленный счет-фактуру. Такая необходимость возникает, когда в счете-фактуре:
в строке 1 указана дата, свидетельствующая о том, что отгрузочный счет-фактура выставлен до оформления первичных документов на отгрузку товаров, то есть с нарушением установленного пятидневного срока (п. 3 ст. 168 НК РФ, Письма Минфина России от 09.11.2011 N 03-07-09/39, от 17.02.2011 N 03-07-08/44);
в строках 2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б указаны данные о продавце и покупателе, не позволяющие их идентифицировать. При этом указание неточного индекса, сокращенного наименования субъекта РФ, написание адресов продавца и покупателя, указанных в ЕГРЮЛ и ЕГРИП, с сокращениями, опечатки в наименовании покупателя (заглавные буквы заменены строчными и наоборот, проставлены лишние символы (тире, запятые) и др.) не являются основанием для признания счета-фактуры составленным с нарушением установленного порядка (Письма Минфина России от 02.04.2019 N 03-07-09/22679, от 02.05.2012 N 03-07-11/130, от 07.06.2010 N 03-07-09/36);
в строке 7 проставлен неверный код валюты в соответствии с Общероссийским классификатором валют ОК (МК (ИСО 4217) 003-97) 014-2000 (утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 N 405-ст) или отсутствует наименование валюты (Письмо Минфина России от 11.03.2012 N 03-07-08/68);
в графе 1 указано наименование товарных позиций, работ, услуг, не позволяющее их идентифицировать (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ);
в графах 3 — 5 при изменении стоимости реализованных товаров (работ, услуг), переданных имущественных прав, когда продавец не оформляет документы, указанные в п. 10 ст. 172 НК РФ (Письмо Минфина России от 09.02.2018 N 03-03-06/1/7833);
в графах 3 — 5, 7 — 9 допущена техническая (из-за неправильного ввода данных в информационные системы, используемые для ведения бухгалтерского и налогового учета) или арифметическая ошибка (ошибка в вычислениях) в отношении цены, налоговой ставки и (или) количества отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), что привело к изменению их стоимости (Письма Минфина России от 18.12.2017 N 03-07-11/84472, от 25.02.2015 N 03-07-09/9433, от 15.08.2012 N 03-07-09/119, от 16.04.2012 N 03-07-09/36, от 13.04.2012 N 03-07-09/34, ФНС России от 01.02.2013 N ЕД-4-3/1406@, от 11.04.2012 N ЕД-4-3/6103@ (п. 1)). Например, когда продавец отгрузил 100 кг сахара-песка по согласованной цене 25 руб/кг (без НДС), но из-за арифметической ошибки в счете-фактуре он указал общую стоимость (без НДС) — 250 руб. вместо 2 500 руб. (100 кг x 25 руб/кг);
в случае выявления пересортицы, в результате которой обнаружены товары, не указанные в первоначальном счете-фактуре (Письмо Минфина России от 16.03.2015 N 03-07-09/13813).
Когда продавцу нужно внести исправления в бухгалтерский учет при выставлении исправленного счета-фактуры
Не в каждом случае выставления исправленного счета-фактуры продавцу нужно вносить исправления в бухгалтерский учет.
Это необходимо делать только тогда, когда данные исправленного счета-фактуры влияют на финансовое положение продавца, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3, ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). То есть когда исправленный счет-фактура выставлен в связи с обнаружением:
ошибок технического или арифметического характера в отношении цены, налоговой ставки и (или) количества отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), что привело к изменению их стоимости;
изменения стоимости реализованных товаров (работ, услуг), имущественных прав, если продавец не оформляет документы, указанные в п. 10 ст. 172 НК РФ;
в случае выявления пересортицы, в результате которой обнаружены товары, не указанные в первоначальном счете-фактуре.
Какие бухгалтерские проводки надо сделать при выставлении исправленного счета-фактуры
При выставлении исправленного счета-фактуры и регистрации его в книге продаж также необходимо сделать исправительные записи в бухгалтерском учете.
Правила исправления ошибок в бухгалтерском учете установлены Положением по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010), утвержденным Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н (далее — ПБУ 22/2010).
В бухгалтерском учете любые ошибки, допущенные в отчетном году, исправляются:
если они выявлены до 31 декабря отчетного года — записями на дату выявления ошибки (п. 5 ПБУ 22/2010), в данном случае на дату внесения исправления из строки 1а исправленного счета-фактуры (пп. «б» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры);
если они выявлены 31 декабря отчетного года или позже, но до даты подписания бухгалтерской (финансовой) отчетности руководителем организации, — записями на 31 декабря отчетного года (п. 6 ПБУ 22/2010).
Записи, исправляющие несущественные ошибки, выявленные после подписания отчетности руководителем организации (ошибки прошлых лет), надо делать по соответствующим счетам бухгалтерского учета на дату выявления ошибки. Прибыль или убыток, возникшие в результате исправления такой ошибки, отражаются в составе прочих доходов или расходов текущего отчетного периода (п. п. 3, 14 ПБУ 22/2010).
Для исправления любой ошибки нужно:
составить бухгалтерскую справку, указав в ней, когда и как допущена ошибка, ее характер (арифметический или технический), реквизиты исправленного счета-фактуры, какими проводками исправлена ошибка (ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ);
внести корректировки в бухгалтерский учет:
или на полную сумму сторнировать неправильные проводки и сделать правильные записи;
или сделать только дополнительные записи на разницу между суммами, если исправление производится в сторону увеличения.
Исправления отражаются на тех же счетах бухгалтерского учета, на которых изначально были отражены записи по начислению выручки и НДС.
Пример. Дата внесения исправления из строки 1а исправленного счета-фактуры относится к отчетному году
На дату отгрузки (6 августа 2019 г.) в бухгалтерском учете продавца были сделаны проводки на сумму в размере 120 000 руб., в том числе НДС — 20 000 руб.:
Дебет 62 Кредит 90, субсчет «Выручка» — 120 000 руб. — отражена выручка от реализации 10 единиц товара;
Дебет 90, субсчет «НДС» Кредит 68 — 20 000 руб. — начислен НДС к уплате в бюджет.
10 сентября 2019 г. выяснилось, что при вводе в программу была допущена техническая ошибка и на самом деле стоимость 8 единиц товара — 96 000 руб., в том числе НДС — 16 000 руб. Этой датой (строка 1а) продавец выставил исправленный счет-фактуру с правильными значениями.
В данном случае ошибка в стоимости товара выявлена до окончания отчетного периода, поэтому в бухгалтерском учете продавец сделал следующие проводки в месяце обнаружения ошибки (в сентябре):
Сторно Дебет 62 Кредит 90, субсчет «Выручка» — 120 000 руб. — сторнирована выручка от реализации 10 единиц товара (графа 9 первоначального счета-фактуры);
Дебет 62 Кредит 90, субсчет «Выручка» — 96 000 руб. — отражена выручка от реализации 8 единиц товара (графа 9 исправленного счета-фактуры);
Сторно Дебет 90, субсчет «НДС» Кредит 68 — 20 000 руб. — сторнирован НДС, начисленный к уплате в бюджет (графа 8 первоначального счета-фактуры);
Дебет 90, субсчет «НДС» Кредит 68 — 16 000 руб. — начислен НДС к уплате в бюджет (графа 8 исправленного счета-фактуры).
Пример. Дата внесения исправления из строки 1а исправленного счета-фактуры относится к прошлому году, после даты подписания отчетности
Воспользуемся условиями примера 1. В строке 1а исправленного счета-фактуры указана дата — 3 сентября 2020 г. В таком случае в прошлом 2019 г. имело место отражение выручки и начисленного НДС в большем размере. В 2020 г. нужно уменьшить их величину.
В учете продавца проводки будут следующими:
6 августа 2019 г. (дата отгрузки)
Дебет 62 Кредит 90, субсчет «Выручка» — 120 000 руб. — отражена выручка от реализации 10 единиц товара;
Дебет 90, субсчет «НДС» Кредит 68 — 20 000 руб. — начислен НДС к уплате в бюджет;
3 сентября 2020 г. (дата внесения исправлений)
Дебет 91 Кредит 62 — 24 000 руб. (120 000 руб. — 96 000 руб.) — учтена в составе прочих расходов ошибочно признанная выручка;
Дебет 68, субсчет «НДС» Кредит 91 — 4 000 руб. (20 000 руб. — 16 000 руб.) — учтена в составе прочих доходов сумма излишне начисленного НДС.
Особый порядок исправления установлен для существенных ошибок, выявленных после подписания отчетности руководителем организации. Это ошибки, которые могут повлиять на экономические решения, принимаемые пользователями на основании бухгалтерской отчетности (п. п. 3, 7 — 9 ПБУ 22/2010). На практике такие ошибки не характерны для сведений, отраженных в исправленных счетах-фактурах.
Подготовлено на основе материала
Е.В. Орловой,
начальника отдела аудита
ООО «ПАРТИ»
