Как провести организационно-штатные мероприятия при объединении отделов в организации?
Объединить отделы в организации можно путем создания нового отдела или путем присоединения одного отдела к другому.
По общему правилу работодатели свободны в определении организационной структуры в организации (названий подразделений, их состава и иерархии), штатного состава по должностям и профессиям и численности работников, выполняющих ту или иную трудовую функцию.
Организационно-штатные мероприятия
Под организационно-штатными мероприятиями понимается совокупность действий, направленных на совершенствование (изменение) организационно-штатной структуры организации или ее структурных подразделений, которые могут сопровождаться сокращением численности (штата) работников, а также прекращением деятельности структурных подразделений организации. К организационно-штатным мероприятиям можно отнести процедуру объединения отделов в организации.
По общему правилу решение о проведении организационно-штатных мероприятий принимается руководителем организации с обязательным соблюдением необходимых процедур: в частности, при сокращении работников, это (ч. 3 ст. 81, ст. ст. 82, 179, 180 ТК РФ):
уведомление сокращаемых работников под подпись не менее чем за два месяца до увольнения;
предложение сокращаемым работникам вакантных должностей;
уведомление выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий, а в случае, если проведение организационно-штатных мероприятий может привести к массовому увольнению работников — не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий;
соблюдение правил о преимущественном оставлении на работе отдельных категорий работников;
предоставление соответствующих гарантий и компенсаций.
После принятия решения о сокращении численности (штата) работодателем издается приказ об исключении из штатного расписания определенных штатных единиц или должностей либо об утверждении нового штатного расписания без включения в него сокращаемых должностей.
В решении о проведении организационно-штатных мероприятий указываются сроки их проведения.
Объединение отделов путем создания нового отдела
Для улучшения взаимодействия между работниками организация может принять решение об объединении отделов.
Если из нескольких отделов создается новый отдел, то должности некоторых работников будут сокращаться (например, должность руководителя отдела), а должности остальных могут остаться прежними (у них поменяется только наименование отдела). В таком случае для объединения отделов путем создания нового необходимо:
1)внести изменения в организационную структуру и штатное расписание путем издания приказа об утверждении новой структуры и нового штатного расписания или о внесении изменений в уже действующие. Ввести в действие указанные изменения можно будет не ранее чем через два месяца после издания упомянутого приказа, так как при укрупнении отделов работников придется переводить на другую работу или сокращать (ст. ст. 74, 180 ТК РФ);
2)разработать и утвердить положение о новом отделе и должностные инструкции по вновь создаваемым должностям;
3)уведомить работников обоих отделов, чьи должности не сокращаются, о предстоящих изменениях условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, в письменной форме не позднее чем за два месяца. Данный порядок применяется в том случае, если изменения не касаются изменения трудовой функции работника, а также если у работника в трудовом договоре указано структурное подразделение (отдел) (ст. ст. 72.1, 74 ТК РФ).
Работникам, которые не согласны продолжать работу в новых условиях, необходимо письменно предложить другую работу, соответствующую их квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы нужно предложить вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если работник отказывается от предложенной работы или если отсутствуют вакансии, работник увольняется в связи с отказом от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (ст. 74, п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). При этом ему необходимо выплатить выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (абз. 7 ч. 7 ст. 178 ТК РФ).
В отношении работников, которые согласны работать в новом отделе, оформляется перевод путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору и издания соответствующего приказа, например, по форме Т-5 (ст. 72 ТК РФ). Запись о переводе необходимо сделать в трудовой книжке и личной карточке работника (ст. 66 ТК РФ, п. п. 4, 12 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила)).
Если у работника в трудовом договоре не было указано структурное подразделение, то в этом случае заключать дополнительное соглашение к трудовому договору или получать письменное согласие работника при объединении двух подразделений и переименовании структурного подразделения не требуется (ст. 72.1 ТК РФ).
Также в этом случае не потребуется вносить записи в трудовую книжку работника и его личную карточку. Работодателю достаточно издать приказ об объединении подразделений и о переименовании структурного подразделения и ознакомить с ним работника под роспись (ст. 22 ТК РФ);
4)уведомить работников, чьи должности сокращаются, о сокращении численности или штата персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. При этом работнику необходимо предложить другую работу, соответствующую его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы необходимо предложить вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если работник отказывается от предложенной работы или при отсутствии вакансий, работника увольняют в связи с сокращением численности или штата работников (ст. ст. 81, 180 ТК РФ).
Для увольнения работника необходимо издать приказ, например по форме Т-8.
При этом увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 178 ТК РФ).
В случае если длительность периода трудоустройства работника, уволенного в связи с сокращением численности или штата работников организации, превышает один месяц, работодатель обязан выплатить ему средний месячный заработок за второй месяц со дня увольнения или его часть пропорционально периоду трудоустройства, приходящемуся на этот месяц (ч. 2 ст. 178 ТК РФ).
В исключительных случаях по решению органа службы занятости населения работодатель обязан выплатить работнику, уволенному в связи с сокращением численности или штата работников организации, средний месячный заработок за третий месяц со дня увольнения или его часть пропорционально периоду трудоустройства, приходящемуся на этот месяц, при условии, что в течение 14 рабочих дней со дня увольнения работник обратился в этот орган и не был трудоустроен в течение двух месяцев со дня увольнения (ч. 3 ст. 178 ТК РФ).
При увольнении из организации, расположенной на Крайнем Севере или приравненных к нему местностях, срок выплаты среднемесячного заработка за период трудоустройства более продолжителен (ст. 318 ТК РФ).
Кроме того, работодатель взамен выплат среднего месячного заработка за период трудоустройства вправе выплатить работнику единовременную компенсацию в размере двукратного среднего месячного заработка. Если работнику уже была произведена выплата среднего месячного заработка за второй месяц со дня увольнения, единовременная компенсация выплачивается ему с зачетом указанной выплаты (ч. 5 ст. 178 ТК РФ).
Если работник согласен на перевод на другую работу, то необходимо заключить соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора в письменной форме, издать приказ, внести запись в трудовую книжку и личную карточку работника (ст. ст. 66, 72, 72.1 ТК РФ, п. п. 4, 12 Правил).
При переводе работников необходимо учитывать преимущественное право на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ);
5)уведомить профсоюз (при его наличии) и территориальный орган занятости в письменной форме не позднее чем за два месяца до начала проведения мероприятий по сокращению численности или штата работников, а в случае, если решение о сокращении может привести к массовому увольнению работников, — не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий (п. 2 ч. 1 ст. 81, ст. 82 ТК РФ, п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).
Отметим, что в 2020 г. осуществляется переход на ведение сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде (электронные трудовые книжки). По 31.10.2020 включительно работодатели уведомляют работников о праве выбора ведения трудовой книжки в прежнем порядке либо в электронном. Соответствующее заявление работники представляют до 2021 г. (ст. 66.1 ТК РФ, п. 4 ч. 1, ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 2 Постановления Правительства РФ от 19.06.2020 N 887). В сведения о трудовой деятельности включается в том числе информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах на другую постоянную работу и об увольнении с указанием основания и причины прекращения трудового договора (ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ).
В случае перевода работников на другую постоянную работу или увольнения с 01.01.2020 работодатель представляет в орган ПФР по месту регистрации сведения по форме СЗВ-ТД, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п (п. 2 ст. 2, п. 2.1 ст. 6, п. п. 1, 2.4, 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ, п. 1 Постановления Правительства РФ от 26.04.2020 N 590, п. 6 Временных правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.04.2020 N 460).
При представлении указанной формы впервые нужно одновременно представить сведения о трудовой деятельности работника (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя (п. 1.7 Порядка заполнения данной формы, утв. Приложением N 2 к Постановлению Правления ПФР N 730п).
Кроме того, Постановлением Правительства РФ от 12.04.2020 N 486 утверждены Временные правила представления работодателями информации, в частности, о сокращении численности или штата работников в информационно-аналитическую систему «Общероссийская база вакансий «Работа в России». Указанное Постановление действует по 31.12.2020. Перечень информации приведен в Приложении N 1 к Приказу Минтруда России от 30.12.2014 N 1207.
Следует также учесть, что по 31.03.2021 работодатели согласно Перечню, утвержденному Приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 241, и работники (кроме некоторых категорий) могут добровольно участвовать в эксперименте по использованию электронных (без дублирования на бумажном носителе) кадровых документов, в отношении которых предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись. Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности (ч. 1, 4 — 6 ст. 1, ст. 3, ч. 1 ст. 5 Закона от 24.04.2020 N 122-ФЗ, п. п. 6, 7 Положения, утв. Приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 240н, Приложение N 3 к Положению N 240н).
Объединение отделов путем присоединения одного отдела к другому
В ситуации, когда образование нового структурного подразделения проводится путем присоединения к одному отделу другого отдела или части этого отдела, порядок, изложенный выше, применяется к работникам, которые переводятся в другой отдел. У работников отдела, к которому осуществляется присоединение, условия трудового договора не изменяются, в связи с чем изменения в трудовой договор не вносятся, за исключением случаев, если изменяются условия оплаты труда и иные условия.
Подготовлено на основе материала
Д.Н. Коньковой
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
См. также:
Какой датой может быть уволен работник по сокращению?
С какого момента начинается двухмесячный срок предупреждения о сокращении, если работодатель принял решение сократить часть должностей и всем сокращаемым работникам вручили соответствующие уведомления?
В какой срок с момента обращения сокращенного работника работодатель обязан выплатить выходное пособие за второй и третий месяцы?
