Как правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек?
В книге учета движения трудовых книжек могут быть пронумерованы как листы, так и страницы.
Книга учета движения трудовых книжек заверяется печатью организации (при ее наличии).
По нашему мнению, руководитель вправе уполномочить заместителя по кадрам заверять своей подписью книгу учета движения трудовых книжек. Однако такой подход может привести к спорам с контролирующими органами.
В соответствии с ч. 2 ст. 66 ТК РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются федеральным органом исполнительной власти. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила N 225).
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведутся (п. 40 Правил N 225):
а)приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б)книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, формы которых утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
Требования по оформлению приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них изложены в п. 41 Правил N 225. Порядок ведения книг Правилами N 225 не установлен, что дает право работодателю выбрать удобный для себя порядок.
Обратите внимание! Неведение книги учета движения трудовых книжек, а также ненадлежащее ее оформление влекут ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (Решения Московского городского суда от 28.06.2019 по делу N 7-4258/2019, Самарского областного суда от 15.09.2016 по делу N 21-1904/2016).
Как нумеровать листы книги учета движения трудовых книжек
По нашему мнению, вопрос о том, следует ли нумеровать страницы или листы книги учета движения трудовых книжек, каждый работодатель решает исходя из сложившейся практики и оба варианта будут верны. Любая выбранная работодателем нумерация должна быть направлена на исключение любой возможности вложения каких-либо дополнительных листов либо изъятия из книги.
Какой печатью заверять книгу учета движения трудовых книжек
Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.
Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
Минтруд России в Разъяснении по некоторым вопросам применения Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках», утвержденном Приказом от 31.10.2016 N 589н (далее — Разъяснение), указал, что проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в случаях, предусмотренных абз. 1 п. 35 и абз. 4 п. 41 Правил N 225, осуществляется при наличии печати.
Если в организации отсутствует печать, записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил N 225) (абз. 3 Разъяснения).
Полагаем, что книга учета движения трудовых книжек должна быть заверена печатью организации (при ее наличии).
Кто вправе заверить книгу учета движения трудовых книжек
В силу п. 41 Правил N 225 книга учета движения трудовых книжек должна быть заверена подписью руководителя.
Руководитель вправе делегировать часть своих полномочий, выдав доверенность от имени общества (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Поэтому, по нашему мнению, если на заместителя директора по кадрам надлежащим образом возложены полномочия по подписанию книги учета движения трудовых книжек, то он вправе заверить книгу своей подписью.
Однако данная позиция может повлечь споры с контролирующими органами, так как в п. 41 Правил N 225 прямо указано, что книга учета движения трудовых книжек заверяется именно подписью руководителя.
