Как подтвердить получение расчетных листков работниками организации?
Как подтвердить получение расчетных листков работниками организации, например, на случай судебных разбирательств, для подтверждения того, что бухгалтерия действительно выдавала расчетные листки?
По нашему мнению, фиксировать выдачу листков можно:
либо с помощью журнала регистрации их выдачи, в котором работник будет подтверждать своей подписью, что получил листок;
либо с помощью внесения в унифицированные формы расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 или платежной ведомости по форме Т-53 либо в другую, самостоятельно разработанную организацией форму ведомости отдельного столбца, в котором работники будут расписываться за получение расчетного листка.
Согласно ч. 1 ст. 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника:
о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
о размерах и основаниях произведенных удержаний;
об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Информация о составных частях заработной платы должна быть доведена до сведения работника посредством представления ему расчетного листка.
Поскольку форма расчетного листка действующим законодательством не предусмотрена, работодатель разрабатывает его форму самостоятельно с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) и требований ч. 1 ст. 136 ТК РФ.
Таким образом, у работодателей есть обязательство выдавать всем работникам расчетные листки при выплате заработной платы, в том числе при перечислении ее на банковские карты. Это связано с тем, что ТК РФ не содержит каких-либо исключений в отношении представления работникам расчетных листков в зависимости от способа выплаты заработной платы.
Однако порядок выдачи расчетных листков, в том числе при перечислении заработной платы на банковскую карту, законодательством не определен, следовательно, такой порядок может быть определен в локальном акте организации (Письма Минтруда России от 24.05.2018 N 14-1/ООГ-4375, от 23.10.2018 N 14-1/ООГ-8459). Кроме того, в локальном акте организации также можно предусмотреть, что расчетные листки направляются работникам по электронной почте (Письмо Минтруда России от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560).
По нашему мнению, фиксировать выдачу листков можно с помощью журнала регистрации их выдачи, в котором работник будет подтверждать своей подписью, что получил листок. Также можно внести в унифицированные формы расчетно-платежной ведомости по форме Т-49, платежной ведомости по форме Т-53 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) либо в ведомость, самостоятельно разработанную организацией, отдельный столбец, в котором работники будут расписываться за получение расчетного листка.
Кроме того, важно помнить, что на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде (в том числе за невыдачу расчетных листов) возможно наложение административного штрафа в размере:
от 1 000 до 5 000 руб. — на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальных предпринимателей);
от 30 000 до 50 000 руб. — на юридических лиц.
