Как оформить обложку личного дела работника?
Обложку личного дела работника следует оформлять, руководствуясь нормативно установленными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях, а также методическими рекомендациями по их применению.
Оформление дела означает его подготовку к передаче на архивное хранение (п. 99 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)).
Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ).
Таким образом, организацией должен быть принят локальный нормативный акт, в котором будут прописаны правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т.д.
При оформлении личного дела работников можно руководствоваться Правилами, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила), а также Методическими рекомендациями по применению указанных Правил.
Форма обложки дела приведена в Приложении N 28 к Правилам.
На обложке дела указываются, в частности (п. п. 4.25, 4.28, 4.29 Правил):
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
индекс дела;
номер тома (части);
заголовок дела (тома, части);
крайние даты дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела;
архивный шифр дела;
дата дела — год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Обложку рекомендуется оформлять от руки чернилами (п. 1.2 вышеуказанных Методических рекомендаций).
При оформлении обложки дела наименование организации указывается полностью, в именительном падеже. Если организация имеет сокращенное наименование, то оно указывается в скобках после полного наименования (п. 4.24 Правил).
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки (п. 4.24 Правил).
Как правило, датой начала личного дела является дата подписания приказа о приеме на работу, а датой окончания — дата подписания приказа об увольнении. Номер дела может быть перенесен из журнала регистрации личных дел работников. На корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.
По общему правилу срок хранения личных дел работников, законченных делопроизводством до 1 января 2003 г., составляет 75 лет, а дел, законченных делопроизводством после 1 января 2003 г., — 50 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
С учетом изложенного полагаем целесообразным при оформлении личного дела работников руководствоваться формой, приведенной в Приложении N 28 к Правилам.
Р.А. Исмаилова
Министерство труда и
социальной защиты
Российской Федерации
См. также:
Каковы сроки хранения трудовых договоров и личных дел работников?
Вправе ли работодатель хранить копию паспорта работника в его личном деле?
