Как оформить материальную ответственность за сохранность ОС?
За повреждение или утрату ОС работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка. Однако в некоторых случаях на работника может возлагаться полная материальная ответственность.
Материальная ответственность работника — это его обязанность возместить имущественный, материальный ущерб, причиненный работодателю. Работник, несущий материальную ответственность за ущерб, именуется материально ответственным лицом.
По общему правилу основным средством признается имущество, используемое в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией, например автомобиль, компьютер, иное оборудование.
Пределы материальной ответственности
В случае повреждения или утраты ОС работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат (ст. 238 ТК РФ).
Статьей 241 ТК РФ установлены пределы материальной ответственности работника. По общему правилу за повреждение или утрату ОС работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка.
Однако в некоторых случаях на работника может возлагаться полная материальная ответственность в виде обязанности возместить причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.
Лица, на которых можно возложить полную материальную ответственность за сохранность ОС
Материальную ответственность в полном размере за сохранность ОС можно возложить на работника только в случаях, поименованных в ст. 243 ТК РФ. К таким случаям, в частности, относится причинение ущерба в результате противоправных действий работника, а также порча или утрата ОС, которое вверено работнику на основании письменного договора о полной материальной ответственности.
В соответствии со ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной материальной ответственности могут заключаться не со всеми работниками. Заключить с работником договор о полной материальной ответственности за сохранность ОС, можно только если выполняются одновременно следующие условия:
1)работник достиг возраста 18 лет;
2)работник непосредственно обслуживает или использует ОС;
3)работник выполняет работу или занимает должность, включенные в Перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.
Перечни должностей и работ являются исчерпывающими и расширительному толкованию не подлежат (Письмо Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1).
Договор о полной материальной ответственности за сохранность ОС может быть заключен с одним работником (индивидуальная ответственность) или с коллективом (бригадой) работников (коллективная ответственность).
Коллективная (бригадная) материальная ответственность может вводиться при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с применением или иным использованием ОС, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере (ч. 1 ст. 245 ТК РФ).
Работник не будет нести материальную ответственность за порчу или утрату ОС, если докажет отсутствие своей вины в причинении ущерба (п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»).
Дополнительно отметим, что к материальной ответственности можно привлечь и уволившегося работника, но процедура привлечения к материальной ответственности в любом случае должна соблюдаться (в том числе необходимо провести инвентаризацию в его присутствии, ознакомить бывшего работника с результатами проверки и истребовать объяснения по недостаче) (Определение ВС РФ от 07.05.2018 N 66-КГ18-6, Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 26.01.2017 N Ф03-5849/2016 по делу N А73-2043/2016, Апелляционное определение Волгоградского областного суда от 18.09.2019 по делу N 33-12070/2019).
Порядок назначения материально ответственного лица
Для назначения лица или бригады материально ответственными в полном размере за сохранность ОС необходимо заключить договор о полной материальной ответственности (индивидуальной или коллективной).
Решение работодателя об установлении полной коллективной (бригадной) материальной ответственности за сохранность ОС оформляется приказом (распоряжением) работодателя и объявляется коллективу (бригаде) (п. 1 Приложения N 4 к Постановлению Минтруда России N 85). При установлении полной индивидуальной материальной ответственности приказ не требуется.
Договор может быть оформлен как при приеме на работу, так и в процессе работы, если работник приступает к работе с ОС из-за смены должности, обязанностей или при другой необходимости.
Следует учитывать, что форма договора о полной коллективной материальной ответственности, а также его условия и порядок заключения должны соответствовать требованиям законодательства, поэтому любые отклонения могут быть расценены судом как нарушение (Определения Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации от 25.03.2019 N 69-КГ18-23, от 04.03.2019 N 18-КГ18-251).
При этом отказ работника от заключения договора о полной материальной ответственности, в случае если выполнение обязанностей по обслуживанию ОС является основной трудовой функцией работника, рассматривается как дисциплинарный проступок.
Если же необходимость заключить договор о полной материальной ответственности возникла после заключения с работником трудового договора и обусловлена изменением действующего законодательства, однако работник отказывается заключить такой договор, работодатель, в силу ч. 3 ст. 74 ТК РФ, обязан предложить ему другую работу, а при ее отсутствии либо отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается с ним в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора) (п. 36 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).
Для учета договоров о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности рекомендуется установить порядок регистрации таких договоров, например, в журнале или книге регистрации.
Передать ОС ответственному лицу следует по акту приемки-передачи, который составляется в двух экземплярах и подписывается непосредственно в момент передачи ценностей.
Перечень должностных лиц организации, на которых возлагается ответственность за поступление, выбытие и внутреннее перемещение объектов основных средств, формы применяемых при этом первичных учетных документов, а также порядок осуществления контроля за их сохранностью утверждаются работодателем на основе Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н (п. 5). Однако указание работника материально ответственным за сохранность ОС в первичных документах не является основанием для заключения с ним договора о полной материальной ответственности.
