Как оформить журнал регистрации приказов по основной деятельности организации?
Как оформить журнал регистрации приказов по основной деятельности организации?
Порядок оформления журнала регистрации приказов по основной деятельности организации разрабатывают и утверждают самостоятельно. Журнал можно вести на бумажном носителе или в электронном формате.
Организация работы с документами, в том числе с приказами по основной деятельности организации, должна обеспечивать своевременный эффективный поиск и доступ к документам, необходимым для осуществления деловой деятельности и составления отчетности, для чего необходима система регистрации документов, которую удобно производить в журнале.
Российский терминологический ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) (далее — ГОСТ Р 7.0.8-2013) определяет регистрацию документа как присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (пп. 84 п. 3.2.2 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013). При этом под регистрационно-учетной формой понимается документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля (пп. 86 п. 3.2.2 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Таким образом, регистрацию приказов по основной деятельности организации можно определить как процедуру внесения соответствующих записей в журнал с присвоением номера и записью основных данных о документе.
Порядок оформления журнала регистрации приказов по основной деятельности организации не регламентирован. Как и не установлена типовая форма названного документа, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно. Журнал можно вести на бумажном носителе или в электронном формате. При ведении журнала в бумажном виде необходимо надлежащим образом пронумеровать листы журнала, прошить его и скрепить печатью организации (при наличии).
Стандартно такой журнал ведется в форме таблицы, содержащей следующие графы:
порядковый номер записи;
дата издания приказа;
порядковый номер приказа;
наименование заголовка приказа или его краткое содержание;
Ф.
