Как оформить выписку из трудового договора?
Выписка из трудового договора является копией части трудового договора, заверенной представителем работодателя, она должна быть оформлена и выдана работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления.
Выписка из трудового договора должна содержать: наименование организации-работодателя; фамилию, имя, отчество работника и его персональные данные; а также те сведения из трудового договора, которые требуется предоставить работнику, дату составления выписки. Выписка должна быть удостоверена подписью лица, уполномоченного работодателем, и печатью организации-работодателя (при наличии).
Статьей 62 ТК РФ предусмотрено, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой, в том числе копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы и др. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Перечень документов, которые связаны с работой и подлежат выдаче работнику по его письменному заявлению, не является исчерпывающим, в связи с чем работодатель не вправе отказать работнику в выдаче ему выписки из трудового договора, если от работника поступит соответствующее письменное заявление.
Некоторые случаи предоставления выписок из трудовых договоров установлены нормативно (например, п. 4 Порядка выдачи свидетельств на право ведения работ в области использования атомной энергии, утвержденного Приказом Госкорпорации «Росатом» от 30.03.2016 N 1/5-НПА). В иных случаях документы подобного типа, как правило, могут предоставляться для предъявления в различные государственные органы и иные организации, а также контрагентам, например, для подтверждения полномочий руководителя. При этом выписка из трудового договора может служить цели установления подлинности персональных сведений о работнике, опыте выполнения той или иной работы и т.п.
Полагаем, что при оформлении и выдаче работнику выписки из трудового договора следует руководствоваться положениями п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (далее — ГОСТ Р 7.0.8-2013), согласно которому выписка из документа представляет собой копию части документа, заверенную в установленном порядке.
Таким образом, выписка из трудового договора является кратким отражением необходимого раздела трудового договора или его части. При этом выписка из трудового договора может быть использована и в качестве замены копии трудового договора, которая выполняется в соответствии с п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013: заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Согласно п. 5.26 «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N
