Как отразить в расчете по форме 6-НДФЛ перерасчет заработной платы за прошлые периоды?
Перерасчет заработной платы за прошлые периоды отражается в расчете по форме 6-НДФЛ в разд. 1 расчета (уточненного расчета) по строкам 020, 040 и 070 и разд. 2 расчета по строкам 100 — 140 в зависимости от причины перерасчета.
Налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту учета расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, по форме, форматам и в порядке, которые утверждены ФНС России (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ утверждены форма соответствующего расчета (форма 6-НДФЛ) и Порядок ее заполнения (далее — Порядок).
Форма 6-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ, содержащихся в регистрах налогового учета (п. 1.1 Порядка).
При получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (п. 2 ст. 223 НК РФ).
Перерасчет заработной платы должен производиться работодателем в случае ее переплаты или недоплаты по различным обстоятельствам, в частности в случае технической ошибки.
Например, в июле 2020 г. налоговый агент в связи с допущенной им ранее технической ошибкой произвел доначисление и выплату в пользу работника зарплаты за март 2020 г. Указанные суммы заработной платы считаются фактически полученными работником 31.03.2020.
В данном случае операция должна отражаться в разд. 2 расчета 6-НДФЛ в том периоде представления, в котором завершена. При этом операция считается завершенной в периоде представления, в котором наступает срок перечисления налога в соответствии с п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ (Вопрос 3 Письма ФНС России от 21.07.2017 N БС-4-11/14329@).
Если налоговый агент в связи с выявлением арифметических ошибок производит в текущем отчетном периоде (в данном случае — в июле 2020 г.) перерасчет суммы налога на доходы физических лиц с заработной платы за предыдущий отчетный период, то итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета отражаются в разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ за предыдущий отчетный период (период за который произведен перерасчет) и в разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ за текущий отчетный период (период перерасчета и (или) перечисления НДФЛ).
В Письме ФНС России от 11.04.2019 N БС-4-11/6839@ рассмотрена ситуация выплаты по решению суда бывшему работнику зарплаты, при этом указано, что если выплата заработной платы за апрель, май 2018 г. непосредственно произведена 05.12.2018, то это отражается в строках 020, 040, 070 разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2018 года.
Учитывая, что в рассматриваемой ситуации операции по начислению и выплате дополнительных сумм в виде оплаты труда за март 2020 г., а также по исчислению, удержанию и перечислению НДФЛ с указанного дохода произведены фактически в июле 2020 г., соответствующую информацию необходимо отразить как в расчете по форме 6-НДФЛ, представляемом по итогам I квартала 2020 г., так и в расчете 6-НДФЛ, представляемом по итогам 9 месяцев 2020 г. При этом при заполнении строки 100 «Дата фактического получения дохода» расчета указывается: «31.03.2020». По строкам 110 и 120 указываются соответственно даты удержания и перечисления налога, а по строкам 130 и 140 — соответствующие суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.
Следует учесть, что и при ином основании перерасчет заработной платы и его отражение в расчете 6-НДФЛ происходит аналогично. Например, в Письме ФНС России от 03.09.2019 N БС-4-11/17598@ рассмотрен пример перерасчета заработной платы в связи с представлением сотрудником листа нетрудоспособности в январе 2019 г. за декабрь 2018 г. В данном случае итоговые суммы с учетом перерасчета отражаются по строкам 020, 040 и 070 разд. 1 уточненного расчета за 2018 г. При этом зарплата за декабрь 2018 г. и сумма налога с учетом перерасчета подлежат отражению по строкам 100 — 140 разд. 2 расчета за I квартал 2019 г.
При этом в Письме сообщается, что сумма налога, возвращенная налоговым агентом в соответствии со ст. 231 НК РФ, подлежит отражению по строке 090 разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ в том периоде, в котором налоговым агентом произведен возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы налога на доходы физических лиц.
