Как отразить в бухгалтерском учете приобретение и передачу карт водителей для тахографа?
Карта водителя учитывается в составе ОС или МПЗ в зависимости от ее стоимости и установленного организацией стоимостного критерия для признания актива ОС. Карта, учтенная как МПЗ, списывается на расходы в момент передачи водителю. Карта, учтенная в качестве ОС, амортизируется.
Тахограф — техническое средство контроля, обеспечивающее непрерывную, некорректируемую регистрацию информации о скорости и маршруте движения транспортного средства, о времени управления транспортным средством и отдыха водителя транспортного средства, о режиме труда и отдыха водителя транспортного средства, управление которым входит в его трудовые обязанности.
Организации, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны оснащать транспортные средства тахографами (ст. 2, п. п. 1 и 3 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»).
За нарушение правил использования тахографа как для водителя, так и для организации (ИП) и должностного лица предусмотрен административный штраф до 50 000 руб. (ст. 11.23 КоАП РФ).
Понятие карты водителя
Одной из карт для тахографа является карта водителя, которая обеспечивает идентификацию и аутентификацию водителя с использованием шифровальных (криптографических) средств, а также хранение данных о деятельности водителя (пп. 1 п. 4 Требований к тахографам, утвержденным Приложением N 1 к Приказу Минтранса России от 13.02.2013 N 36 (далее — Требования к тахографам)).
Карта водителя активирует рабочий режим — режим регистрации информации тахографом, при котором, в частности, производятся расчет и регистрация времени труда и отдыха водителя (пп. 1 п. 7, п 11 Требований к тахографам).
Карта водителя содержит следующую информацию, в частности (п. 57 Требований к тахографам, п. 1 Приложения N 2 к указанным Требованиям):
наименование организации, выдавшей карту, и дата выдачи;
фамилия, имя держателя карты и дата его рождения;
дата начала действия карты, дата окончания срока действия карты;
номер водительского удостоверения;
фотография водителя и его личная подпись.
Таким образом, при увольнении водителя данная карта не может быть передана другому водителю, так как содержит индивидуальную информацию водителя, так же как и водитель не сможет использовать данную карту в другой организации без ее замены.
Срок эксплуатации карты составляет три года, по истечении этого срока она подлежит плановой замене.
Учет карт водителя
Если стоимость приобретения карт водителей менее установленного организацией стоимостного порога для признания актива основным средством, то в бухгалтерском учете можно признать их в качестве МПЗ и учитывать по отдельному субсчету счета 10 «Материалы» (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н (далее — ПБУ 6/01)).
В бухгалтерском учете отражаются проводки:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Приобретена карта
10
60 (76)
Карта передана водителю
20 (23, 25, 26, 44)
10
Выдачу карты водителю необходимо оформить ведомостью/актом, в котором следует указать ее номер, дату передачи, подпись водителя.
Целесообразно организовать забалансовый учет выданных карт водителям с целью контроля сохранности, сроков их использования.
Если стоимость приобретения карт выше установленного организацией стоимостного критерия, то карты учитываются в составе ОС. Их стоимость списывается на расходы равномерно в течение срока службы (п. 17 ПБУ 6/01).
В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Приобретена карта
08
60 (76)
Карта водителя учтена в составе ОС
01
08
Начислена амортизация
20 (23, 25, 26, 44)
02
